内部调查材料目录与证据缺口整理

能帮做什么

内部调查的合同、付款、邮件和访谈可能分散在不同持有人处。先建立目录、说明每份材料支持哪个事实，有助于调查人员知道下一步要核什么，避免反复索取或遗漏原件。

WorkBuddy 可以读取获准提供的材料和记录，整理时间线、证据索引与缺口。目录整理不等于已经完成证据保全、司法鉴定或事实认定，也不授予访问私人设备的权限。

准备什么

提供调查授权、问题范围、相关时间段、已有材料及保全移交记录。说明原件位置、持有人、版本、取得方式和允许访问人员。优先提供必要摘要与脱敏副本，不将全部员工通信无差别交给工具。

具体怎么做

第一步：明确事实问题

把需要查明的事项写成中性问题，例如一笔付款依据、审批顺序或实际收款主体。不要先写人员有过错，再倒查能够支持指控的材料。

第二步：建立材料索引

每件记录编号、名称、日期、来源、原件位置和关联事实。扫描无法读取时记为待补，不改原文件。副本和原件、事实记录和分析意见分别标记。

第三步：对照时间线找缺口

将事件顺序、材料内容和矛盾并列，列出还需何种证明或谁确认。时间缺失不自动补齐，文件修改时间不一定是业务发生时间。

第四步：准备调取任务单

按授权范围建议向哪些企业岗位索取什么，不直接调取。原始记录可能被覆盖等紧急问题，交调查负责人安排保全，不能让工具“修复”或补写证据。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请在调查授权和指定事项范围内，整理材料目录、时间线与证据缺口。每件列编号、名称、来源、日期性质、原件位置、版本、取得说明及关联事实，副本、原件和分析意见分开。

对每个待查问题列支持材料、相反材料、矛盾及缺件，不把指控或推测写成事实。不按文件修改日补事件日期，不因材料缺失推断行为未发生或已违法。

输出供负责人批准的调取问题表，注明范围、持有人和用途。不访问私人设备或系统，不篡改删除原件，不生成补签记录，不统一虚假陈述，不决定证据效力、责任或处分。需要保全的只提示负责人依法安排。

得到什么

得到证据目录、事实问题表和调取任务草稿。例如审批记录晚于付款，应保留时间差，追问是否有其它有效审批或紧急授权，不能直接补一份早日期文件让流程看起来完整。

怎么检查

抽查编号和位置能否定位材料，时间性质是否清楚，支持与反向证据有没有同时保留。检查原件、副本、转述和分析是否混写，是否超出授权问题范围。

异常处理

版本冲突保留并列，不选择有利版本覆盖；涉及未授权私人资料时停止该部分处理。原件可能灭失或系统自动删除的，立即交负责人及律师安排，不能用模型输出代替原始证明。

人工决定

调查负责人确定调取与访问范围，IT 或保全专业人员实施操作，法务判断法律程序和证据问题，授权人员决定处置。WorkBuddy 只辅助索引与归集，不进行司法取证或人员定责。