检查付款验收或收尾材料是否齐备

能帮做什么

业务说项目已经完成，财务却缺验收确认；供应商提交发票，合同还要求交付清单和担保证明。用 WorkBuddy 可以先把合同条件与已提供材料一一对应，整理缺什么、哪里对不上、应由谁补充。

这项任务适合付款申请前、验收准备和合同收尾。材料齐备与真实有效、条件满足属于不同判断，清单不能代替验收结论或付款审批。

准备什么

准备合同及有效附件、对应订单、交付记录、验收文件、发票信息和企业确认的材料清单。说明本次检查哪个阶段、哪笔款项或哪项收尾动作，以及资料截止时间。

每份材料应能对应合同编号、项目或批次。缺少签署、日期或版本信息时如实标注。敏感合同和票据信息先确认处理授权，可提供经批准的必要字段与可读取文本。

具体怎么做

第一步：列清本次条件和所需材料

让 WorkBuddy 从合同提取当前阶段的前提。例如，某期付款要求交付完成、验收合格和收到约定发票，应分别列出，不能把“发票已到”直接等同于具备付款条件。

第二步：逐份匹配已提供文件

按合同编号、对象、金额、期间和批次对应。交付记录属于其他项目、验收单只覆盖部分数量、发票信息与合同主体不一致，都要列具体疑点。资料名称像“验收单”，也不代表内容已经确认合格。

第三步：生成补料与确认清单

把结果分为已提供、缺失、内容不符和无法判断，分别写需要补哪份文件、核实哪个字段、由谁确认。对已有材料只说明可见内容，不替签章、票据或交付事实背书。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请核对【合同及附件】项下【阶段、付款期次或收尾事项】的材料齐备情况，截止时间为【日期】。企业批准的材料清单为【文件】，现有资料为【订单、交付、验收、发票等文件】。

先提取本次合同条件和所需材料，保留条款位置及原文。再将每份现有资料对应合同编号、主体、项目或批次、期间、数量金额和确认状态。企业清单要求与合同要求分别标明，二者冲突时列待确认。

输出材料核对表，列条件、所需证据、已提供文件、对应范围、可见信息、缺口或疑点、补充动作和责任人。状态使用“已提供”“缺失”“内容不符”“无法判断”，不要用“已提供”替代真实有效或条件满足。

重点检查部分验收、分批交付、替代材料、主体不一致、日期与版本不明。复杂税务、票据真实性、签章效力和最终验收判断列给有权人员处理，不自行认定。没有书面依据时，不把口头说明当作已批准的材料豁免。

另输出补料清单与需要法务、财务或业务确认的问题。只生成草稿，不批准验收、不发起付款、不确认合同结清、不对外追索。

得到什么

你会得到能直接分派的补料表。例如，“第二批设备验收文件缺失，现有验收单仅覆盖第一批”“已收到发票，但合同要求的交付证明尚未提供”“合同主体与发票抬头不一致，待财务核实”。

已提供文件也会注明对应范围，避免一张局部验收单被误用为全项目完成证明。阶段不同，清单随合同条件变化。

怎么检查

先确认检查的是正确付款期次或收尾阶段，再核对每份材料对应的项目、批次和期间。业务核实实际交付与验收，财务核实金额、票据及支付程序，法务处理文件替代、权利保留和条件争议。

对“已提供”项仍要按岗位权限确认真实性、完整性和效力。没有发现缺件，不代表可以直接付款或解除后续责任。

异常处理

只提供截图或无法读取的附件时，补可读材料。分批交付但文件未注明批次时，先澄清覆盖范围。有人要求以邮件替代正式验收文件时，先取得有权人员决定。材料日期晚于统计截止日的，不混入本期已取得清单。合同与内部清单要求冲突时，不自行删除任何条件。

人工决定

业务或验收人确认交付质量，财务决定票据和支付程序，法务判断材料效力及条件解释，授权人员批准付款与收尾。WorkBuddy 提供材料线索和缺口清单。