核对制度公示告知的员工覆盖与版本

能帮做什么

系统显示手册已上传，不代表能说清哪些员工收到哪一版。WorkBuddy 可以对应人员范围、发布记录和知悉凭证，整理缺口，让人力与法务知道应核实谁、补哪份资料。

准备什么

提供法务确认的告知要求、制度发布稿及适用主体、指定日期员工名单、入离转岗信息、培训或签收记录、系统导出文字。只使用必要员工编号和状态，保留原始凭证；不要为核对覆盖导出无关薪资、住址等信息。

具体怎么做

第一步：建立应覆盖人员范围

按主体、岗位、入职和制度生效时点确定候选名单，范围依据来自企业确认，不默认全集团所有员工都适用。人员不在名单或状态不明单列。

第二步：逐人对应可见记录

以员工编号匹配签收、培训和系统确认，记录日期、版本、记录类型与位置。上传成功、发送成功、已读和本人确认分开，不推断任何一种必然完成法律意义上的告知。

第三步：检查版本与时间冲突

员工签收旧版、培训课件版本不明、签收日早于发布日时列疑点。离职、休假、外派和新入职等特殊对象交人力确认是否另有安排，不直接标违规。

第四步：整理补证和后续告知计划

输出未对应记录、版本不符、身份不明及重复候选。经办人核实后决定补证或安排告知，补办日期按实际记录，不回填成过去日期。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请核对指定制度版本在确认员工范围内的公示告知记录。以员工编号对应名单、签收、培训和系统文字导出，分别列制度主体与版本、应覆盖依据、记录类型、记录日期、证据位置和待核问题。区分发送、已读、参加培训和确认，不用某一状态直接判断效力。名单与记录不一致时保留原值；缺凭证写未发现，不指控未告知。输出覆盖表、缺口和需人力法务确认的后续事项，不向员工发消息、不补签、不改历史记录。

得到什么

得到可以逐人核实的覆盖草表。例如某员工只有旧版确认，应标新版记录未发现；某课件没有制度版本，则请经办人补对应依据。数量统计同时列应覆盖、已匹配和未知，不能把未知排除后报百分之百完成。

怎么检查

抽查人员归属、版本和日期，检查同名员工是否串配，集体签到是否被解释成逐条同意。法务重点确认记录实际能支持什么，不由工具判断全部员工已受约束。

异常处理

系统导出缺列时补必要字段，截图未提供文字时列未核实。分公司与子公司名单混用先厘清主体，员工状态变更由人力更新确认，不能静默删除未覆盖人员。

人工决定

人力确认人员和执行记录，法务判断适用要求及证据充分性，负责人安排正式告知。该表只整理证据，不替代有效告知判断。