核对用印台账与审批材料

能帮做什么

用印完成后，台账、审批单和实际文件往往分开保存。可以让 WorkBuddy 将三类记录逐笔对应，找出缺少审批附件、用途不一致或文件版本不清的事项，形成定向补资料清单，供印章管理人员复核。

准备什么

某一明确期间的用印台账、审批记录文字、用印文件目录和公司用印规则。先限定一类印章或一个主体，提供共同识别字段，如申请编号、文件编号或文件名称。原件、实体印章和系统权限仍由原负责人保管。

具体怎么做

第一步：先固定核对口径

告诉 WorkBuddy 本次对应哪个主体、哪枚印章、哪个期间，要求按公司规则提取必填字段。没有规则时，只检查记录一致性和资料缺失，不判断审批合规。

第二步：建立逐笔对应关系

用申请编号或文件编号匹配台账与审批单。缺少唯一标识时列出候选，不因文件名近似或金额相同就自动认定同一笔。审批通过记录和申请发起记录应分开。

第三步：核对关键内容

逐笔比对事由、文件名称及版本、用印主体、审批人、审批时间和公司规定的其他字段。把缺少材料与材料明确冲突分为两类，避免“没找到审批”被写成“未经审批”。

第四步：整理异常交由管理人确认

输出完整对应、信息不全、疑似不一致三类草表，给出来源和补充请求。负责人补齐后更新对应条目，原用印记录不自动覆盖。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请依据公司用印规则，在指定主体、印章和期间内核对用印台账、审批记录及文件目录。优先用申请编号匹配；无法唯一匹配时列候选并标待确认。逐笔比对事由、文件名称与版本、用印主体、审批人和时间，区分申请、批准及实际用印记录。输出对应表、缺失资料清单、明确冲突清单及补充问题，每项保留原文出处。“未找到审批材料”不得改成“未经批准”；不鉴别印章真伪、不认定法律效力、不代为审批、不盖章、不删除或改写原始台账。

得到什么

一份用印记录与材料对应表，以及可以交给管理人补充的异常清单。它帮助缩小复核范围，不证明用印文件真实，也不能据此认定相关合同有效或无效。

怎么检查

检查编号匹配是否唯一、批准记录是否确实表示同意、文件版本是否一致。核对异常措辞，确保只是资料缺失的事项没有被指控为违规用印。

异常处理

编号缺失、附件打不开、审批记录只有截断文字时，列明未读取部分并请求补齐。同名文件不自动合并；规则对补签或紧急情形未说明时交管理人解释。

人工决定

印章管理人核查原始审批和实际用印，法务评估争议与责任。WorkBuddy 仅核对文字记录，不替代实体保管、审批权和印章鉴定；企业系统连接另需权限与配置。