核对合同归档材料与台账对应关系

能帮做什么

台账写已签署，目录里却只有审批稿；补充协议散在另一个项目文件夹。用 WorkBuddy 可以先将台账与获准读取的文件目录对应，列出一份合同应关联哪些材料、缺什么、哪些疑似重复。

本项先做映射与缺口，不自动移动、重命名或删除文件。名字相似不等于内容相同，台账状态也不证明签署完成。

准备什么

提供合同台账、批准的归档规则、允许读取的材料目录、合同审批签署及补充履约文件。明确合同编号规则、项目及法人范围、资料截止日，以及原件保管信息是否已经确认。

权限不清的文件不读；扫描图片先由用户提供必要文本或目录说明，本轮不查看图片或识别印章。

具体怎么做

第一步：建立合同标识索引

按编号、主体、名称、日期和项目匹配台账与文件。没有唯一编号时用多字段列候选，不根据文件名自动选定唯一对应。

第二步：核对材料类别

将审批版本、签署材料、授权、附件、变更、履约和争议资料按规则对应。明确文件可见状态和原件保管信息来源，不以“终稿”命名当成签署证据。

第三步：列缺件与重复候选

输出台账有而目录未见、目录有而台账未关联、版本关系不清和疑似重复。可建议归档路径，但保持原始位置，不为整齐重排大量文件。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请核对【合同台账】、【归档规则】与【授权目录及文件】，范围为【法人项目】，截止为【日期】。只读和生成建议，不移动改名删除，不打开图像。

按合同编号、主体、名称、日期和项目建立材料对应；标识不足列多候选与理由，不猜唯一合同。区分审批稿、待签稿、已提供签署材料、原件位置待确认等状态，文件名或台账标签不作为签署真实性证明。

按规则核正文附件、批准授权、补充变更、履约和争议材料，列已见文件及范围、缺件、未关联和疑似重复。版本不明保留，不选择最新覆盖旧文件；同名和相似内容不能直接删。

输出一合同一组材料映射表、归档缺口、台账待更新事项和可选命名建议。原件是否完整、签章真伪和权限分配交管理人确认。保留所有路径，只生成内部草稿，不修改台账状态、不扩权限、不写入正式归档。

得到什么

例如，“台账列已签，但授权目录只见审批版”“补充协议存在，尚未对应主合同”“两个相似文件可能是不同签署批次，需保管人确认”。这份表可供管理员补资料和人工归档。

怎么检查

管理人核合同标识、文件范围和原件位置，经办人确认版本及附件，法务核变更争议材料关系。重点检查多主体同名合同、框架与订单、一份补充覆盖多个合同等特殊关系。

异常处理

编号缺失先列候选，不能随意新编覆盖；同名不同内容并列；原件缺失标待确认，不把扫描件当原件。规则没有要求的材料不强加；无权限文件只记存在与待申请，不绕过权限读取。

人工决定

档案管理人确定归档与权限，经办人补齐事实，法务确认合同关系，授权人员决定整理操作。WorkBuddy 提供映射和缺口，不自行处置档案。