核对股东会或董事会材料的程序要素

能帮做什么

开会前，通知、议案、授权委托、签到和表决文件往往由不同人员准备。可以让 WorkBuddy 按法务已确认的章程和议事规则，逐项核对材料，找出通知记录缺失、议案名称不一致、代理权限不清等问题，帮助会务人员定向补件。

例如，会议通知列了三项议案，表决票却有四项；签到表出现代理人，但文件夹里没有对应授权。这些可以先列成明确问题，交会务和法务核实。工具不直接认定会议或决议有效。

准备什么

提供当前适用的公司章程、议事规则、法务确认的程序核对清单，以及本次通知、送达记录、议案、参会人员、代理授权、表决与拟签文件。明确公司主体、会议类型和本次检查时点。

表决权基数、回避范围、通知期限等关键口径先由法务确定。没有确认规则，就只做材料之间的一致性核对；其他公司的范本不能直接当作本公司要求。

具体怎么做

第一步：固定主体与规则版本

告诉 WorkBuddy 只检查本次指定会议，先列规则名称、版本、生效信息和适用主体。章程与议事规则内容不一致时，保留两处原文，交法务确定口径，不自行选择看起来更新的一份。

第二步：按议案建立材料对应关系

把通知、议案、签到授权和表决文件逐项对应。检查议案名称与范围是否一致，参会及代理资料是否可对应，拟签决议是否出现材料中没有的新增事项。未找到附件写“未找到”，不能写成没有履行程序。

第三步：用确认过的清单核对程序字段

逐项登记召集人、通知对象、已知送达记录、会议时间、表决方式、回避要求和签署安排。相对期限原样摘录，不让工具自行计算法定截止日。表决记录只有结果、没有票数明细时，应列为缺少计算依据。

第四步：生成补件与复核清单

按“规则要求—现有材料—差异—需要谁确认”输出。会务补齐材料后只更新相关项；法务确认问题处理方式，再由有权人员组织会议和定稿。不要把工具列出的问题直接写成违法或决议无效。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请依据我提供并经法务确认的章程、议事规则和核对清单，检查本次股东会或董事会材料。先列主体、会议类型、规则版本和文件读取情况，再按议案对应通知、送达记录、参会与代理授权、表决及拟签文件。逐项列要求、现有依据、缺项或冲突、来源位置和待确认人。关键比例、回避和期限只使用已确认口径；相对期限保留原句，不计算法定期限。未找到材料不等于程序未履行。没有适用规则时仅核对文件一致性，不判定会议或决议效力，不代为通知、签署或提交登记。

得到什么

一张按议案排列的材料核对表和可交给会务的补件清单。明确哪些问题有材料支持，哪些还需法务解释，哪些需要参会人员确认。正式决议仍以依法形成并经审定的文件为准。

怎么检查

回到原文件核对公司名称、会议日期、议案范围、参会与代理关系。对每项比例或期限检查是否有确认过的规则来源，尤其留意工具是否误用其他类型公司的要求，或把未经核验的签收记录写成有效送达。

异常处理

规则缺版本、材料缺页、通知与拟签决议议题不同，先保留问题并补件。表决数据口径不明时暂停计算，要求会务说明。法务确认新口径后更新受影响行，保留原材料，不擅自补写签到、授权或表决记录。

人工决定

法务确定适用程序、表决口径、回避与补救措施，有权机构及人员负责会议组织、表决和签署。决议成立、有效、可撤销等法律判断，以及登记备案行动，均不能由材料核对结果直接代替。