114 · 合规体系与专项核查
第三方服务佣金与付款依据一致性核对
能帮做什么
代理商申请一笔咨询费,合同写“协助业务拓展”,附件只有一页情况说明,收款账户却属于另一家公司。这时需要先弄清服务、成果、计费和收款之间的关系,再讨论费用是否可以支付。
WorkBuddy 可以把合同、成果、验收和付款申请逐笔对应,找出有待解释的位置,形成法务与财务的补证清单。本任务采用第三方廉洁审查的方法,不把一份通用制度范本当作企业已经生效的要求,也不凭缺件认定虚构服务或商业贿赂。
准备什么
提供第三方服务合同及附件、计费规则、服务期间、成果文字或交付目录、验收记录、付款申请、收款主体和已批准的费用审核规则。佣金按交易额计算的,补充对应订单、计算口径、退货扣减和结算期间;涉及代收款的,提供授权与理由。
写清本次核对的合同和付款批次。客户、员工及调查资料按授权脱敏,通常无需上传完整银行账户或无关交易记录。
具体怎么做
第一步:确定这笔钱对应什么服务
先提取合同服务范围、期限、成果要求、验收人和计费条件。不要把“项目成功”直接当作顾问已经完成服务的证明,也不要将其它项目的成果混入本次验收。
第二步:逐笔建立服务与费用的对应
把每笔申请对应到成果、验收和计算依据。对于按比例计费,列明基数、比例、扣减与计算结果;对于固定费用,核对约定的付款条件。无法读取的成果只登记缺件,不推定不存在。
第三步:核对主体和付款安排
比较签约方、实际服务方、开票方和收款方。不同主体不直接认定违法,但要列出法律关系及证明缺口。对拆分申请、额外奖励、个人账户或合同外费用,按企业规则列为需说明或升级审查的事项。
第四步:生成可回答的补证问题
问题应具体到一笔费用。例如“本笔佣金对应哪些成交订单,退款是否已扣减”“收款方与签约顾问是什么关系,请提供经批准的安排”。先补事实,不用“请证明完全合规”这类空泛问题。
可直接交给 WorkBuddy 的完整要求
请核对本次第三方服务费或佣金申请,仅使用提供的合同、成果、验收、计算及主体材料和企业确认规则。先确认合同、期间、付款批次和各主体,不扩大到其它项目。
逐笔输出服务约定、成果与位置、验收依据、计费方式、计算基数及扣减、申请金额、签约/服务/开票/收款主体、现有授权、差异及待补问题。未提供材料、材料矛盾、计算差异和专业待判分开记录。无法确认实际履约的,明确说明,不用合同或发票单独证明服务真实。
对合同外费用、主体不一致、拆分申请和缺少交付依据,引用具体事实提出问题,不直接认定舞弊。输出费用证据表及按业务、财务、采购、法务分工的清单。不批准付款,不联系第三方,不改原始单据,不生成虚假验收或倒签材料。
得到什么
得到费用证据对照表和补证问题表。例如合同规定按净回款计算,申请却使用含退货的订单总额,应列明口径差异及所需回款、退货记录,交财务确认。不能为了让金额一致,直接改合同口径或补造验收。
怎么检查
抽查金额与公式、期间、订单和成果是否对应;核对同一成果是否被重复用于不同付款申请。看模型有没有把主体不同直接写成违规,或把开票视为服务真实的充分证明。每一处疑点都应能回到材料位置。
异常处理
收款方不同的,请采购与法务核实授权及法律关系;成果无法对应的,请业务补充真实交付和验收;佣金基数不清的,请财务确认计算规则。若发现涉嫌不当利益输送的线索,按公司制度交授权人员评估,不擅自调查或向对方指控。
人工决定
业务确认服务真实性与商业必要性,财务核对金额及付款条件,采购核实主体资料,法务判断合同与廉洁问题。是否接受例外、继续付款或进一步调查由授权人员决定。WorkBuddy 只整理证据和问题。