采购知识资料整理与问答准备

用途

采购制度、合同说明和历史案例散在各处，问答时容易引用旧规则或把个案当通用要求。本任务先整理资料和问答测试，输出可入库的受控内容与权限清单。仅在当前对话提供资料并回答，不代表已部署 RAG（检索资料后辅助回答）知识库或制度机器人。

准备资料与边界

收集需要支持的采购问题、有效制度与操作指引、合同解释或审核要点、已批准案例、角色权限及维护岗位。每份列名称、版本、生效/失效日、适用主体、采购类型、来源和批准人。 当前有效规则由负责人确认，不以最近修改时间自动定权威。历史版本保留原文件，整理时标注用途或排除检索，不直接删除。合同个别条款和复盘经验不能升格为全公司制度。

检查与结构化

整理知识目录：文件、版本、效力、范围、主题、出处、负责人、可访问角色及敏感内容。
同主题重复和矛盾列差异，等待确认；不合并掉条件和例外。旧版标历史，不删除。
按完整条款、步骤或问答整理内容段落，保留标题、适用条件、例外和原文位置。拆分不能让审批条件与结论脱离。
案例按背景、输入、做法、真实结果、适用条件和限制整理，未知结果写未说明，不造收益。需脱敏项单列。

流程负责人确认规则，法务确认法规与合同解释，案例负责人确认事实及公开范围。外部资料记录来源与时效，不能与本公司制度等权混用。

建立有出处的问答

只基于我确认的有效资料回答下列采购问题。
每条输出简短答案、适用条件、依据文件/版本/条款位置及必要原文证据。
资料冲突先说明待确认；资料没有答案则说未说明并列应找的岗位，不自行补通用政策。涉及采购审批、金额、付款和合同承诺只能解释规则，不能执行或授权。
针对案例仅说可借鉴条件，不据个案推断通用规定。不要暴露未授权角色不能读取的内容。

权限不能仅靠一条提示词保证。若部署到实际系统，需要资料访问控制和检索权限配置，验证不同角色能看到什么；本教程输出权限要求与测试准备，不宣称安全控制已经实现。

用真实问题测试

由负责人选有代表性的正常、例外、旧版冲突、库中无答案和越权问题，提供标准答案或需拒答依据。让 WorkBuddy 按上述规则回答，逐条核对出处及条件，记录错答、漏条件、引用旧版、无依据补充和应拒未拒。 教学情境：员工问“20 万元采购谁批”，资料只给 5 万元以内权限。正确输出为“该金额权限未在提供资料中说明，需授权负责人确认”，不能推断总经理审批。制度明确只适用某子公司时，答案不得推广到集团。

连接条件与持续维护

若已有知识库工具，由管理员按工具实际支持的文件格式、分段、版本和角色配置入库，并运行同一问答测试。没有工具时交付目录、整理后的内容、问答与测试清单，不称机器人已上线。合同报价、人员信息、历史案件等按必要权限隔离。 规则变更后由负责岗位确认有效版本，再更新直接受影响内容和测试题。失败问题记录原因与补证据，不凭 AI 修改制度。 最终得到受控知识目录、案例条目、问答与引用测试、权限和待补资料。上线、开放访问和正式规则判断由管理员及业务负责人确认。