供应商档案整理与检索准备

供应商资料散在合同、订单和会议记录中，先统一主体、版本与出处，才能可靠检索。WorkBuddy 可整理文本档案及索引；本篇不承诺已搭建知识库系统或自动问答服务。

适合交接、复盘前资料汇总及知识库准备。方法尚未在真实 WorkBuddy 账号验证。

准备授权资料与主体对照

先选一家或少量相关供应商，提供编码、法定名称及已确认别名。准备授权可用合同、变更协议、订单、绩效和会议记录，每份编文件号，注明日期及适用范围。

删除无关客户和个人敏感信息；合同权限与商业保密要求由人确认。只有无法读取的扫描件时，先人工摘出必要文字，不能让 AI 猜测。

第一步：建立资料目录

请整理供应商资料目录，不合并不同主体。
列文件编号、名称、日期、供应商编码、文件类型、适用期间、权限提示、与其他文件的关系。
无法判主体或版本的列待确认，不把最新上传等同最新生效。
不推定合同已签、订单已交付或问题已解决。

人工检查附加协议、旧报价和合同之间的关系。文件名叫“最终版”也需确认签署或批准状态，未生效资料单列。

第二步：生成带来源的档案卡

根据已确认目录与文字资料生成档案卡。
分基础主体、合作范围、商务条件、交付安排、绩效、风险、关键联系人角色。
每条列值、适用时间、原文、文件号和页码/位置、确认状态。
供方自述、内部评价、合同约定分开；缺失写未说明。
不同品类、项目和主体的条件不要混合。

人核价格单位、含税范围、有效期、交付与授权关系。一个订单的实际交期不能代表所有产品标准交期，单次评价也不能写成长期事实。

第三步：处理冲突与过期

请列出资料冲突和时效疑问。
说明冲突字段、双方原文、文件号、适用范围及需谁确认。
只给核对建议，不擅自用日期更新的一份覆盖所有旧条件。
人工确认后再更新相关档案字段，保留旧值与版本说明。

教学假设：旧合同约定月结，新报价写款到发货，但报价未被接受。当前条件仍待按签署协议判断，不能直接换成新报价。确认结果要注明对哪段业务生效。

第四步：形成检索索引与试查问题

按确认后的档案生成来源索引。
列供应商编码、主题、文件号、关键条款或记录位置、适用时间、检索关键词与别名。
提出能用这些资料回答的试查问题，另列不能回答的资料缺口。
示范答案必须引用文件号和位置，不补写未上传事实。
不宣称已部署检索系统或配置权限。

人员选真正会问的问题核查，例如某品类当前账期、上次整改状态、某报价有效期。能定位原文且适用范围正确才算该问题的资料准备完成；找不到的补资料或明确不可回答。

完成标准与后续边界

成果是目录、档案卡、冲突记录与索引。主体一致，字段有来源和时间，历史与现行条件区分，未确定项不隐藏。交接时另一人员能据索引找到对应原文，不能只看一段漂亮摘要。

文件权限、系统索引、持续同步与访问管理需由相关岗位另行实施。新增资料先确认版本后更新索引；同名公司先核主体；敏感文件不要因“便于检索”扩大可见范围。