采购申请草稿与提交检查

反复填采购申请，最容易出错的是规格、单位、需求日期和预算归属。WorkBuddy 可以从需求记录生成申请草稿，并对照企业模板找缺项。生成表格不代表申请已经提交，审批状态也不能由 AI 填成“通过”。

准备本企业模板与需求记录

准备当前申请模板、必填字段说明、品类目录、审批制度和需求部门提供的记录。要求注明版本、适用部门、申请日期及联系人。报价只是估价依据时，应保留报价日期和含税口径，不把估价变成批准价格。

可提供字段包括物料编码、名称、规格、数量、单位、需求日期、使用地点、用途、预算项目、估价及来源。不同公司要求不同，以当前规则为准；审批人、预算余额和科目不清楚时，先列待确认。

第一步：锁定申请表规则

先上传模板与字段说明，不急着处理一批需求：

请把本企业采购申请模板整理为填写规则。
列出字段名、必填条件、允许格式、来源资料、需要谁确认。
只按附件规则，不增设审批人、金额门槛或预算科目。
规则有冲突时指出版本和条款，等待我确认。
区分草稿编号与正式系统编号，不推测正式编号。

人工确认物料编码是否能从主数据匹配，预算项目怎样选择，日期和数量单位如何填写。适用条件与制度不一致时由流程负责人处理。

第二步：从需求记录生成草稿

选择一份真实授权需求先试填。确认抽取方式后，再处理同类记录：

依据确认的填写规则，从以下需求记录生成采购申请草稿。
每行列需求记录编号、对应原文位置、申请字段与原始值。
已知才填写，未知写“待确认”；不得猜编码、数量、价格、预算或审批人。
不同规格、用途、需求日期的内容不要自动合并。
对照模板输出缺项清单、单位冲突、疑似重复及申请人追问。
估价注明来源和有效期；审批状态统一为“草稿待确认”。

逐行核对原需求。来源写“2 箱”，但模板要求“件”且包装数量未知，就保留 2 箱并追问换算，不能猜成 200 件。疑似重复的两条申请可能是两个部门的真实需求，需联系申请人确认。

第三步：补齐资料并复算金额

申请人补充规格、单位、需求日期；预算负责人确认预算归属；估价来自采购批准口径。将补充记录带日期放回对话，只更新受影响字段，保留修改依据。

数量与单价在同一单位、税价一致时，估算金额=数量×单价，运费及一次性费用另列。不确定费用留待确认，不按零处理。多行金额用表格公式核算，每次改数量或单价都重算。

教学假设：100 件、含税估价 12 元/件，货款估算 1200 元；若运费未知，不能把 1200 元标为完整到厂总额。估算金额和预算余额是两件事，余额必须来自负责人或系统授权记录。

第四步：检查后由人提交

要求 WorkBuddy 按规则逐项给出“已填、有冲突、缺失”，附对应行和修正建议。人工检查所有关键字段、附件齐全情况、用途和必要性，确认后再复制到正式申请系统或企业表单。

正式编号、提交时间、审批人和审批结果，以系统记录为准。后续台账可以整理这些已经发生的记录；不能用当天日期公式当作审批发生日期，也不能批量把状态改成“已通过”。系统报错时，提供错误文字和相关字段让 AI 协助分析，最终操作由人完成。

异常与完成标准

模板更新后先确认版本；编码匹配多项时停下来查主数据；金额超出批准范围时走例外申请；文件读不出文字时由人转录并核对。生成的审批路径仅供按制度确认，不能实际授予权限。

可交付结果是一份符合当前模板的申请草稿、缺项与冲突清单、估价来源和复算结果。申请人确认需求，预算及审批岗位分别负责各自判断。本文完成填表与提交准备，流程自动路由、系统写入需要单独配置和测试。