供应商报价收集与字段整理

报价来自邮件、表格和聊天记录，格式不一致，后续比价很容易用错版本或漏掉费用。WorkBuddy 可以把原始报价整理成可回查的字段表和缺项清单。本任务先解决“资料是否齐、字段来自哪里”，价格转换和选择建议放到比价环节。

准备询价条目与报价原件

提供批准的询价文件及版本、物料条目编号、收到的报价副本、补充确认和文件登记表。登记表至少有供应商、文件名、收到日期、报价日期、对应询价版本和采用状态。

同一供应商有初报、修改版和聊天补充时分别编号。保留原文件，使用公司允许上传的数据范围；报价只能用于授权人员的内部比较，不能让 AI 把一家价格填进另一家的对外文件。

第一步：先列文件，不静默选择版本

上传一组能读取的文本或表格，发：

请登记所提供的报价文件，列供应商主体、文件编号、报价日期、对应询价版本、有效期、报价条目和附件。
同一供应商多份文件都保留，冲突单列，不默认最新日期就是最终采用版。
无法识别的供应商或物料列待确认，文件读不出文字时不要猜字段。
只做资料登记，暂停排名、换算和采购建议。

人工确认供应商身份和本次采用版本。供应商在聊天中说“按新价格”，但没有对应条目和费用说明时，只登记为补充待确认，不覆盖正式报价。

第二步：按条目抽取原值

确认文件清单后再发送：

按询价条目整理报价原始字段表。
每行包含供应商、采用文件编号、询价条目、物料型号规格、数量、原单价、计价单位、包装数量、币种、含税标记和税率、运费、一次性费用、MOQ、交期、付款、有效期及偏离说明。
每个关键字段标原文件页码/行号或文字位置，保留原值。
未说明写“未说明”，无法辨认写“待核验”；不填零、不猜税率、不推算包装换算。
报价未覆盖的询价条目列缺项；额外条目单列，不自动当替代方案。

逐家核对小数点、千位、币种、数量与包装单位。整箱报价和单件报价先保留各自原值；“运费另议”与“包运费”是不同状态，不能都填 0。

第三步：追问并更新有依据的字段

要求 WorkBuddy 按供应商列补件问题，每个问题对应条目、缺项、为什么影响比较和需要对方明确什么。由采购确认后发出，收到书面回复再补回，并注明回复日期和原文。

更新表中分列原报价、确认值、确认记录和本次采用值。补充记录只说明单价时，不能据此假定税运也相同。日期、规格或条目无法关联时，保留待确认。

教学假设：原件写“每箱 1,000 元”，回复只说“单价不变”，但没有每箱件数。表应保留原箱价，包装数量仍待确认；不能猜成 100 件、算成 10 元/件。

第四步：形成交给比价的资料包

将字段分为已确认可比较、需补充、规格不符合、报价过期或版本待定。输出原始字段表、缺项追问、版本冲突及不满足需求的偏离清单。不得仅凭资料完整就给供应商排名。

采购人员逐一检查采用版、条目覆盖、原价单位、税运和有效期；技术人员确认规格响应。无法读取的文件由人转录后查回原件，明确转录人与位置，不因 AI 抽取失败直接认定供应商漏报。

怎样判断完成

每个关键值能回到原件或书面确认；未知费用没有变成零；冲突没有被覆盖；缺报和多报都留出来。完成整理后，再把本次采购数量和批准比较规则加入同口径比价流程。

本文不自动登录供应商门户收报价，不宣称已接邮箱或抓取实时价格。对外追问、采用版本、报价有效性和正式选择均由采购按制度确认。