询价文件编制与发放准备

询价前没有统一规格、税运、交期和付款口径，收到的报价就很难比较。WorkBuddy 可以把批准需求整理成询价文件和报价模板，帮助采购核对缺项、版本与发放范围。文件发给谁、什么时候发及怎样处理补充说明，仍按企业采购制度执行。

准备已经确认的采购要求

提供需求清单、技术规格或验收要求、数量、收货地点、需求日期、商务条件、批准的询价安排和供应商名单。新产品、非标件和服务采购，须有技术或使用部门确认的范围与边界。

数量给区间时注明是预测量，不能写成采购承诺。询价家数、截止时间、是否公开或定向、是否允许替代方案，以企业规定和本次批准安排为准，不机械套行业文章的固定家数或天数。

第一步：把需求变成可报价条目

上传资料，先让 WorkBuddy 检查：

请为本次采购整理询价需求，暂不发出。
列物料/服务条目、规格参数、数量单位、需求时间地点、验收标准、附件及原文位置。
指出同名不同规格、描述含糊、附件缺失和相互冲突。
没有明确数据写“待确认”，不替技术部门选型号或编公差。
预测用量与本次确定数量分列；禁止承诺未批准的采购数量。

技术或使用部门补齐缺项。图纸只有图片且工具不能读取时，由有权限的人提供文字参数，无法辨认的保留待确认；不让 AI 猜图纸含义。

第二步：生成同口径报价模板

确认需求后继续：

依据已确认需求和商务规则，起草询价文件及供应商报价表。
报价表列条目编号、规格响应、计价单位、包装换算、币种、原单价、含税标记、税率、运费、其他费用、交期、付款、MOQ、有效期和偏离说明。
标明哪些费用应包含、哪些单列。没有批准口径就列待确认，不自定税率或付款条件。
文件包含报价截止时间及明确时区、提交渠道、联系岗位、版本和附件清单。
要求供应商逐项回应，无法满足的明确偏离；不添加公司未批准的处罚和法律要求。

检查关键参数是否与需求原文一致。特别核对数量单位、含税到厂或出厂口径、模具开发费、分批交付和有效期。询价模板应让供应商报出自己的条件，不能擅自填入其他供应商报价。

第三步：准备发放清单和澄清记录

采购人员确认名单与联系方式，将文件、附件和版本配对。让 AI 生成发放清单：供应商、询价版本、应发附件、拟发渠道、发送人、待确认项。实际发送时间和送达情况由人补录，草稿不能标已发送。

供应商提出问题后，把问题原文和内部批准答复交给 WorkBuddy，整理澄清表。涉及共同需求、规格或商务条件变化时，由采购负责人决定是否向相关供应商同步；不得私自给某一家新的需求版本而继续用旧口径比价。

第四步：回收与版本核对

报价收到后登记供应商、文件名、收到日期、对应询价版本和有效期。截止前更改报价，要保存旧版并明确本次采用哪份；截止后的修改和补件按制度处理，AI 不能自行接受或拒绝。

教学假设：询价 V2 改了收货地点，供应商仍按 V1 报运费。回收表应标“版本不一致，需确认运费”，不能把这份报价当作 V2 的完整到厂价格。

复核与边界

正式发出前，采购核对批准安排，技术核对规格，相关负责人确认商务条件。最终得到询价文件、统一报价模板、附件清单、发放及澄清记录。原文中的平台发布按钮属于相应采购系统，不能直接写成 WorkBuddy 功能。

缺项未确认时暂停发放；名单有权限或利益冲突问题时交负责人；多个报价版本冲突时先确认采用版。本文完成文件与发放准备，不自动发布采购需求、发送邮件或向供应商作承诺。