订单交期跟踪与延误处理

解决什么问题

采购订单写了交期，但供应商是否接单、是否排产、有没有发货没有统一记录，等到用料时才发现延迟。本任务用订单和书面反馈建立可回查的交期跟踪表，优先找出会影响生产或客户交付的订单。

开始前准备

导出未关闭订单，至少包含订单号、行号、供应商、物料、数量、已到货数量、下单日期、内部需求日期、书面承诺到货日、采购负责人。附供应商确认邮件或聊天文字、当前排产和发货反馈、运单状态文字、仓库可用库存和近期需求。不查看凭空想象的物流状态。 先确认“交期”是出厂、到仓还是检验后可用日期。内部需求日期和供应商承诺分别保留。分批交货以订单行和批次标识，未确认交期留空，旧承诺不被最新回复覆盖。

建立事实表

把资料交给 WorkBuddy：

请按订单号+行号+交货批次建立交期事实表。
分开记录内部需求日期、首次书面承诺、最近承诺、承诺来源、已收数量、剩余量、生产/发货/运输状态、最后更新时间和负责人。
口头“尽快”“已经安排”只能记为未确认，不能补成日期。分批交货拆行，不重复计量。列出未接单、缺技术资料、待付款、交期未确认、承诺冲突和长时间无更新的事项及对应原文。
仅整理事实，等待我确认日期口径和跟进规则。

逐条确认起算条件、必要图纸及付款是否完成。供应商说已经发货，要核对运单与实际发货记录；没有证据就保留“供应商声称发货”，不能写成已核实。

按需求影响排跟进动作

由负责人设置临期阈值、无更新时限和升级规则，关键料优先。再发送：

基准日期：[日期]。临期阈值：[天数]；无更新阈值：[天数]。
用已确认事实生成跟进表。先标剩余量>0且最近承诺早于基准日的逾期项，再标承诺晚于内部需求的风险项、交期未确认和超过无更新时间限的项。
日期相减使用日历日；需要工作日时用我提供的节假日表。
输出订单行、风险事实、对内部需求的影响、还缺什么证据、给供应商的具体问题、内部协调人和下一次跟进时间。
建议拆批、替代供方、加急运输、调整排程时列前提和待审批成本，不能当作已经批准的动作。

例如教学假设：需求日为 10 月 20 日，最近承诺为 10 月 23 日，必须提示预计晚 3 天；即使承诺日尚未来临，也有需求风险。仓库是否能支撑这 3 天，要按可用库存和已确认消耗核对，不能只看供应商日期。

处理延误并保留沟通证据

优先询问“剩余量、最早可交批次、延期原因、下一节点证据”。WorkBuddy 可把回答整理成影响说明和沟通草稿。采购确认事实后，通知计划、仓库及相关负责人；拆单、加急费用、替代物料和对客户承诺由有权限的人批准。 延期原因暂不明确时，用“待核实”标记，不能把责任直接归给供应商。每次回复追加记录，保持首次承诺、变更日期和批准人可追溯。

到货后关闭并复核

按确认的同一交期口径，以对应实际出厂、到仓或检验后可用日期核对承诺；内部用料风险另以实际可用日期核对。部分到货只关闭对应批次；剩余量继续跟进。检查一笔分批订单总量、一个逾期日期和一条书面承诺来源。 最终得到交期跟踪表、按需求影响排序的异常清单、跟进问题及内部协调草稿。每次重新导出数据才能更新本表；没有另行配置系统接口和定时执行时，不会自动拉取或提醒。