采购合同模板库：区分固定条款、可填字段和适用条件

部门有很多合同文件，名字相似、版本混杂，员工容易复制旧合同或沿用上一家供应商资料。用 WorkBuddy 将批准模板整理成带版本、适用范围和填项规则的目录，可以让采购知道本次用哪份、哪些地方能填、哪些需要重新审批。

本任务维护采购可用模板，不让 AI 从历史合同自动生成法务标准。只有经过企业授权审核的文本，才标为有效模板；历史合同只能作为参考资料。

1. 先确定有效模板与管理责任

准备法务已批准的模板、批准记录、版本和生效日期、本企业采购类型及授权规则。将物资、设备、服务等模板分开，注明适用范围、不能用于哪些情形、批准人和维护人。

历史合同中可能有对某供应商的例外，不能直接推广为所有采购条件。先确认它是不是模板，过期或状态不明的文件单列待核，不覆盖删除。商业敏感信息按公司要求处理。

2. 建立目录并找出填空项

请整理采购合同模板目录，仅处理我标记为“批准模板”的文件。
逐份提取模板名、版本、批准记录、生效日期、适用品类、
签约模式、维护责任人、固定条款、可填字段与必须转审的例外。
每项附文件名和原条款位置；缺批准依据写“状态待确认”。
历史合同归参考，不据其特例修改标准模板。
输出模板目录、字段字典、疑似重复版本和缺少审核依据的清单。
不要删除、覆盖原文件，不擅自合并不同品类的条款。

人工先确认最新版。有些模板可能同时有效，只是适用不同品类，不能因为日期旧就撤销。固定条款、可修改条款和参数空格的分类须由模板维护人确认。

3. 给模板配一份可操作的填项说明

请为我确认的模板编写填项指引。
每个字段写清含义、来源材料、格式/单位、确认人、与其他字段的关系。
覆盖主体、规格数量、价格税费、交付验收、付款、附件和通知方式。
填写示例全部标“教学假设”，不得保留历史供应商的真实信息。
遇到缺项写待确认；固定条款不修改；例外走批准流程。
输出填项说明、提交审核清单与模板使用前需确认的问题。

说明应明确金额是含税还是未税、数量单位与附件一致、交期从哪件事起算，不能只写“填价格”“填日期”。同一字段在正文和附件多次出现，要列关联位置，便于同步核对。

4. 教学假设：防止复制遗留字段

假设设备模板的价款为 30,000 元，运输安装已包含，业务确认采购 2 台；旧合同保留了“数量 3 台”的附件。即使正文金额看似正确，也必须把附件矛盾列出，不能直接套用旧附件。

假设批准模板版本为 V3，但员工提供 V2 填项结果。处理方式是先核对模板状态与差异，再决定是否重新填入，不让 AI 把 V2/V3 自动拼成新版本。这里的金额、数量和版本均为教学假设，不是统一模板规则。

5. 小范围试填与正式使用

选择本次真实采购任务，用批准模板与已经确认的业务材料试填一份草案。采购检查每项能否找到来源，财务核对金额税票，业务/质量确认规格验收，法务检查固定条款和例外。试填结果仍走正常审核，不因模板有效就省略审批。

常见异常：两个文件同名不同内容，保留版本并请维护人判断；模板没有批准记录，不给“可直接使用”状态；例外条款误作固定条款，转法务；字段含糊，补说明；上一家账户残留，清除并核实本次数据；只给正文没有附件，暂停生成完整草案。

最终得到有效模板目录、字段字典、填项说明和审核清单。维护人批准变更后再发布新版本；每次使用前确认适用范围和有效状态。WorkBuddy 提供整理和试填支持，签章权限和法律审查继续由企业负责人员执行。