合同到期与续签准备：按通知期限排出待办清单

合同快到期时才想起续签，可能来不及评估价格、申请预算或发出终止通知。用 WorkBuddy 从合同和台账提取日期、通知条件与责任人，可以形成到期清单和续签准备材料。清单需要定期重新运行，生成一次不代表系统持续通知。

适用于采购维护框架、服务或长期供货合同。自动续约、通知义务与终止效果由企业法务确认；AI 不决定续签或代发通知。

1. 准备有效合同与日期规则

提供有效合同及补充协议、采购台账、供应商履约评价、价格记录、本企业续签流程。注明本次核算日期、负责人及部门要求的准备期。

区分合同终止日、自动续约日、通知截止日、价格有效期和单次订单完成日。它们可能不同。日期未明确、期限从验收起算却没有验收记录的，先标待确认，不能从签署日猜算。

2. 提取期限与动作

请以[指定核算日]为基准整理采购合同到期清单。
逐合同提取编号、主体、有效起止、续约/终止条款、通知期限、
通知方式、价格有效期、负责人，附原文位置和来源版本。
按条款规则计算待办截止日；自然日/工作日不明确写待法务确认。
区分到期、已过期、仍有效、日期不明；未说明不填默认准备期。
输出日期表、需确认项和按截止日排序的待办，不发送通知。

有自动续约条款时，以需要做动作的通知截止日优先排序，不能只看到期日。通知渠道和送达要求须由人核查；生成了一封邮件不表示已按合同有效送达。

3. 制作续签评估与工作分工

请为待处理合同整理续签准备包，不决定续签。
汇总有效协议、采购与使用情况、供应商交付/质量记录、
当前价格与付款条件、预算或需求变化、未结订单与费用。
对照本企业流程列评估、询价、谈判、审核、审批、通知等动作，
每项写责任人、输入材料和最晚处理时间；缺责任人写待分派。
输出续签/重新询价/终止待评估事项，不给无依据推荐。

如果价格已变化，引用同规格同数量的历史与新价，不混入不同采购条件。供应商履约评价无数据时，列补资料任务，不用“合作多年”替代质量结论。

4. 教学假设与日期复核

假设核算日为 2026 年 10 月 14 日，合同到期日为 11 月 30 日，条款明确要求提前 30 个自然日提出书面不续约通知。通知截止日为 10 月 31 日；到期剩余 47 天，通知窗口仅剩 17 天。清单应突出 10 月 31 日的动作。

这个日期例子为教学假设。实际倒推方式、当天是否计入及工作日规则依条款和法务意见确认。不要将“提前 30 天”作为所有合同的默认值。

可以在台账加入“动作截止日－核算日”的剩余天数列。用电子表格按确认的日期计算，并将已过期与临近到期分列。日期空白或文本格式异常先修正，不能因为公式错误而漏掉合同。

5. 复核和持续维护

采购确认协议版本、执行状态和责任人；业务确认继续采购的必要性；财务核对预算及未结金额；法务确认续终条件；审批人作决定。所有重要日期查回原条款，用日历或表格复算一次。

异常处理：日期与补充协议冲突，以经确认的有效版本重算；通知期限不明转法务；合同已过期仍在执行先报告；订单未结不等于框架仍有效；责任人离职请重新分派；无预算先完成申请，不写已批准续签。

保存清单、续签评估、批准意见、正式通知及送达确认。按本企业频率更新台账后再运行清单；需要持续提醒时由企业另行配置已验证的系统，本教程只完成可审查的期限整理与续签准备。