退换货单据与闭环跟进

解决什么问题

不良或错发物料要退给供应商，数量、运单、换货和退款进度分别散在不同岗位，容易实物退走而账务没处理。本任务整理退换货证据和节点，AI 起草单据与待办，责任认定、退款及账务处理由人确认。

准备一项真实退换货

准备采购订单行、收货批次和数量、正式检验结论或错发证据、库存隔离记录、合同退换条款、供应商文字确认、批准退货量、收件地址、费用承担和财务处理规则。 写清是退货退款、补发合格品、返修后回货还是其他批准方案。送货数量、实收数量、不良数量和批准退货数量各有含义，不能互相替换。质量有争议时先保留双方说法和检测记录，不能由 AI 下责任结论。

生成退换货事实单

按订单行和批次整理退换货事实。
输出原订单数量、实收、已用、隔离、拟退及批准退货量，原因、检验结论来源、合同条款、供应商是否接受、地址、承运、运费承担、需财务确认的处理。
核对拟退量不超过实际可退量，缺证据和争议单列。供应商未确认或审批未完成保持待确认，不生成已发出状态。

采购核对合同和供应商答复，质量核对原因与批次，仓库核对实物可退量。退货地址从有效确认取得，不能沿用历史地址不加核实。

形成运输与财务待办

依据公司流程生成退换货清单：审批、实物清点、包装与批次标识、出库凭证、运单、供应商签收、退款/补发/返修、账务核对和归档。
每节点列执行人、需取得证据、截止日、状态和下一步。缺日期留待确认。
退款金额、发票及红字处理只按财务已确认规则转录，不自行确定会计分录。补发量与原退货关联，但不能把未收到的补发提前记入可用库存。
起草给供应商的确认函，保留事实、诉求及需确认问题，不加未经批准的赔偿或处罚。

教学假设：批准退 10 件，实退 8 件、供应商签收 8 件，应保留待退 2 件；供应商承诺补 10 件不能把原退货状态改为全部完成。若拟退量涉及已用料，要核对是否另有质量追溯和补偿流程。

更新闭环和处理争议

运输完成后贴入运单状态及签收文字，回填实退量；退款看银行或财务凭证，补发看实际收货与检验。退货、签收、资金结清、替换入库分别关闭。 供应商拒收时让 WorkBuddy 汇总争议事实、合同条款和缺失证据，生成复检或协商问题，由采购和质量协调。不要反复改写原检验结论，也不自动通知或寄货。

验收结果

核对一项数量闭合、一条供应商确认、一笔运输与财务凭证，确认没有重复扣库存或重复计款。最终得到退换货单、节点台账和未闭环清单。发函、退运、费用协议、账务和争议处理由授权人员执行。