采购价格台账与历史基准：保留条件，再比较涨跌

历次报价散在邮件里，老采购记得行情，新人却不知道该拿哪笔价格作基准。用 WorkBuddy 整理价格台账，并在同规格、同税运和数量条件下做历史纵向对照，可以把经验变成可追溯资料。最新报价、批准订单和实际成交不是同一个状态，必须分开。

1. 收集价格与条件证据

准备供应商历次报价、批准订单、合同价格表与变更记录、物料主数据、本企业价格口径。先确定保留的字段和时间范围，不要求一次建立全公司数据库。

逐笔保留来源编号、供应商、物料编码规格、报价日期和有效期、采购数量或阶梯范围、币种、单位、税运、付款和价格状态。实际成交价必须有成交依据；报价单里的意向价不改称采购成本。记录按企业数据权限处理，原文件保留。

2. 建立可复核的价格台账

请将本批采购价格资料整理为台账，不写入业务系统。
每条保留供应商、物料编码规格、日期、数量区间、币种单位、
税运费用、付款条件、有效期、价格、报价/批准订单/成交状态。
附文件名和原行号；同一文件重复输入只列重复候选，别累加。
按确认映射统一物料，但不同规格/图纸版本不擅自合并。
原值与换算值分列，缺税率或包装系数写待确认，不猜填。
输出价格记录表、映射问题、重复版本和资料缺项。

相同物料在不同供应商可能有不同叫法，编码匹配需采购/技术确认。不能用名称相似直接合并。价格已经包含模具或运费时，单列包含说明，后续不重复加费用。

3. 选定历史基准并解释差异

对我指定的物料与本次价格做历史基准对照。
先按规格版本、币种、单位、税运、数量与付款条件筛可比记录。
列采用/排除记录及具体原因；报价与成交分别分析，不混成均价。
基准取我批准的方法和期间，展示样本及计算式；规则未给先待确认。
计算本次与基准的金额差、百分比和适用数量影响。
没有可比记录时写“无可用基准”，不以零或全库最低价代替。
输出历史趋势底稿、口径差异和给采购的追问，不认定涨价违规。

数量差别会改变固定费用分摊与阶梯单价。市场价格和上一笔采购价也可能有不同规格、时间或服务范围，不能把差异全解释为供应商不合理。

4. 教学假设：加权均价与报价分开

假设同规格、同含税到厂口径的两笔真实成交记录分别为 100 件×10 元、900 件×11 元，则数量加权均价为 (100×10＋900×11)÷1,000=10.9 元/件，不能简单平均成 10.5 元。

另有一笔尚未成交的 9.8 元报价，应单列而不混入成交基准。若本次确认价为 11.2 元、适用数量 200 件，较 10.9 元基准高 0.3 元，影响 60 元，涨幅约 2.75%。这只是同口径价格差，需进一步核查市场、数量与费用条件；例子全部为教学假设。

5. 确认后维护与复用

采购确认物料映射、价格状态和采用基准；技术确认规格，财务确认税运与费用口径。用表格公式重算单位换算、加权均价、百分比及影响金额，记录基准方法和批准日期。

异常处理：价格为零查原文；外币缺汇率不换算；采购量未知不算加权均价；旧报价过期不作为可下单价格；阶梯范围不清追问；订单与发票金额差异转核单处理，不静默改历史记录。

最终保存价格台账、原始来源、确认映射和历史对照。新资料到来后再由人员更新并复核，不承诺自动抓行情、自动入库或随意修改 ERP 标准价格。