合同与采购订单变更：先算影响，再提交批准

需求减少、交期提前或供应商涨价，都会影响已经发出的订单。若只改一张表，合同、生产计划、入库与付款仍按旧条件执行，就容易产生重复采购或结算差异。用 WorkBuddy 整理变更对照和影响，可以让负责人据事实选择处理方案。

本任务生成变更申请及沟通草案，不直接覆盖有效合同、修改 ERP、撤单或向供应商承诺。正式变更须企业审批与对方有效确认。

1. 固定当前有效版本

准备原请购、批准合同/订单、已执行状态、变更请求及原因、供应商书面反馈、库存/生产影响和授权规则。明确请求来自需求方、供应商还是其他因素。

执行状态至少区分未下发、已确认、已生产、已发货、已验收、已付款。不同状态可撤销范围不同；缺状态先查明，不默认尚未发生费用。保留原始版本，通过副本做分析。

2. 列出变更前后差异

请整理合同/订单变更申请底稿，不修改系统或原文件。
按合同号＋订单号＋物料行，对照原批准值与请求变更值。
列数量、规格、价格税费、交期、付款、质量与附件差异，
附双方材料来源、提出人、日期和书面确认状态。
明确已执行量、未执行量、已支付金额和未确认费用。
数据缺失写待确认，冲突并列，不自动选择新版本生效。
输出差异表、需补信息和影响涉及的部门。

特别检查变更是不是只影响未来批次。供应商提出新价，不等于新价已经适用于全部未付款订单；新增数量也不代表原订单可直接追加，按企业规则判断是否重新请购和比价。

3. 比较方案并草拟申请

依据已确认事实比较：维持原订单、批准变更、部分变更、
取消未执行部分等允许的方案；没有资料的费用不得估作零。
逐方案列货款差、取消/返工/加急费、库存或生产影响、交期与风险。
每项写公式及依据，区别确定费用、供应商报价与待谈判金额。
输出变更申请草案：原因、前后条件、影响、建议、待批准动作。
对外沟通只生成待审草案，不写已同意或已撤销。

不让 AI 推断责任或自动扣款。取消、返工和索赔是否可行需看合同与法务意见；临时加急方案要同时取得生产、质量和预算确认。

4. 教学假设：已生产量不能直接抹掉

假设原订单 1,000 件，含税 20 元/件，总额 20,000 元；需求希望减至 700 件，供应商已生产 800 件，剩余未生产 200 件。不能直接把订单改为 700 件并报告“节约 6,000 元”。

若双方确认仅取消未生产 200 件，执行 800 件，货款为 16,000 元，比原货款少 4,000 元。已生产而需求不使用的 100 件还需决定处理方式和可能费用；这部分没有确认前不写净节约。例子全部为假设，是否能取消仍依协议与批准结果。

5. 批准后同步核对

需求/计划部门确认变化和库存影响，采购与供应商核实可执行方案，财务确认费用付款，法务审核补充条款，负责人按权限批准。所有变化金额用表格复算，重大缺项未解决时暂停申请。

批准后由人员在合同、订单、交付计划及相关系统按有效结果更新，记录新版本生效日期、影响批次和确认人；再检查各处关键字段一致。保留原版本和批准依据，不能仅留下改后的订单。

常见异常：供应商未书面确认列待谈；货已发出不能当未执行；新增需求与原规格不同须分项；延期影响销售交付转计划协同；付款已发生核实抵扣/退回安排；变更申请和 ERP 值不一致先纠正。最终交付差异表、影响比较、批准变更与关闭记录。