采购合规自查与例外跟进

用途

采购流程有审批，不代表每笔都按规则执行；价格异常也不能直接证明员工舞弊。本任务依据公司有效制度和采购记录做证据对照，整理未确认、例外审批及整改清单。违规认定和调查由合规、审计或法务人员决定。

准备规则与样本

准备当前采购制度、授权矩阵、利益冲突披露和廉洁规则、招采适用条件；附需检查期间的需求、选商、比价、合同、收货、付款和例外审批资料。 先明确适用主体、金额口径和制度生效时间。政府采购等专门规则不能直接套所有企业。旧制度下的交易按当时规则核查，不能用后来新要求追溯判定。敏感关联信息只提供必要范围并按权限处理。

建立可查规则表

请按有效制度整理检查规则：适用情形、要求、出处、需取得的证据、负责岗位、例外路径。
制度冲突或权限不明列待确认，不新增处罚和法律结论。
按我指定样本关联需求、选商、合同、验收和付款，列缺审批、未找到比价、关联披露缺失、关键岗位控制缺证据及例外审批状态。
“未找到证据”不能改写为“一定未执行”。异常只列待核查。

合规负责人确认检查规则和证据标准。交易金额刚好低于审批阈值、同供应商多次订单等可提出复查问题，但没有业务目的与资料不能断言拆单违规。

核查并形成例外报表

按确认规则输出样本检查表：交易编号、适用规则、已有证据、符合/待核实/已确认例外、缺口、核实人和期限。
统计仅在有效适用样本内做：某项证据齐备率=齐备项数/该规则适用样本数，分母显示；不把不适用项目算失败。
分别列已批准例外、未经确认例外和资料缺失。形成整改草稿，每项说明要补证据、修复流程或交专业人员进一步核实，不能自动对外举报或处罚。

教学假设：抽查 10 笔，某规则仅适用 6 笔，5 笔找到有效审批、1 笔待补资料，证据齐备率 5/6；其他 4 笔不能算违规。待补的 1 笔应先确认审批是否存在，再判断。

跟进与沟通边界

收到补充证据后追加来源和判断人，保留原检查时点与状态。整改完成需要对应凭证，不能以负责人一句“已处理”自动关闭。利益冲突或舞弊线索按公司正式渠道提交授权岗位，避免将未经确认的猜测公开传播。 WorkBuddy 可起草内部核查摘要，使用“发现的事实、资料限制、待确认问题”结构。法条、合同解释和违法判断需专业人员确认。

完成标准

抽查一条制度适用、一笔审批证据和一个统计分母。最终得到规则对照表、样本结果、例外与整改清单及必要汇总。报告外发、调查、处分、供应商名录和制度修订由授权负责人执行。