采购订单草拟与下发准备：把批准需求和合同条件对齐

采购订单从需求、合同和比价结果取数，错一个物料编码或价格版本就可能造成错采。用 WorkBuddy 整理订单草稿和录入字段，可以减少重复搬运，并在下发前发现缺项和冲突。

这里完成采购订单的材料准备。订单编号生成、系统录入、审批与对供应商发送，由有权限的人员按本企业流程执行；不假定 WorkBuddy 已连接 ERP 或能自动下单。

1. 准备批准需求与价格依据

提供已批准的请购单、有效合同或框架协议、定标价格、供应商与物料主数据、交付计划，以及本企业订单模板或导出的字段清单。注明每份材料的日期和版本，确认本次是框架订单还是单次采购。

关键字段包括供应商编号、物料编码、型号规格、数量单位、单价与税运口径、交货时间地点、付款条件、关联合同和需求编号。未批准需求、过期价格或身份不明供应商不进入待下发清单。

2. 提取并对照字段来源

请形成采购订单字段底稿，暂不生成正式订单或系统写入。
按需求行提取物料编码、规格、数量单位、供应商、价格税费、
交货时间地点、付款、合同/请购编号与附件。
每字段附来源文件和原行号，优先使用我标记的批准版本。
请购、合同、定标价和主数据冲突并列，禁止自动选一个或猜补。
分列“可草拟”“待补资料”“待批准”，保留阻断原因。
输出字段映射表与待确认清单，不能虚构正式 PO 号。

先检查单位转换及需求量。同一物料多行交付可能是分批需求，不要简单去重成一行；同名不同规格也不能合并。框架协议未确定本次数量和交期时，需要单次确认。

3. 生成草稿与提交包

按已确认字段和本企业订单模板生成采购订单草稿。
保留一物料一需求行的关联，分批交付单独列计划。
逐行计算货款，列运费及其他费用，已含费用不重复加。
生成核对清单：供应商、物料规格、数量、价格版本、税运、
交付、付款、有效合同、请购批准与附件完整性。
输出订单草稿、字段来源、待审批事项和人工录入/下发前检查表。
标题标“草稿/待审批”，不写已发出，不替我发送或录入系统。

只有经批准的价格进入正文，特殊议价要附批准记录。银行账户如需出现，另按企业资金安全流程核实；不能把报价邮件中的账户直接当成可靠付款账户。

4. 教学假设：拆分交付不改变总数量

假设批准需求为 600 件，含税单价 8 元，运费包含。需求计划要求第一批 200 件、第二批 400 件，总货款 600×8=4,800 元，分批对应 1,600 元和 3,200 元。

如果合同附件写成“箱”，而请购单是“件”，包装换算没提供时暂停。不能把 600 箱当 600 件，也不能猜每箱件数。若实际报价按 100 件一箱且只允许整箱采购，需要采购和需求部门先确认整箱量与多余量，再形成订单。这些数字均为教学假设。

5. 下发前核对与反馈

采购核对供应商、物料和价格，计划确认数量日期，业务/质量确认技术附件，财务确认税费付款，审批人批准订单。金额用电子表格公式重算，关键字段查回来源。系统录入后，再由人员核对正式编号、字段和草稿一致。

异常处理：需求已撤销停止草拟；合同过期请负责人确认；主数据编码不匹配不创造编码；付款与合同冲突转财务；供应商要求不同包装量先获批；订单重复用需求编号核查；价格没有批准依据暂不下发。

最终保存批准订单、相关请购/合同/价格依据和供应商接收确认。发出后以实际系统及供应商状态回填，不把生成草稿写成订单已执行。