供应商资质审核与准入评估

供应商交来一摞证书，采购需要回答三个问题：该交的是否交齐、证书是否属于这家公司且适用本次采购、关键信息是否经过核验。WorkBuddy 可以帮助整理资料、对照规则、列出补件问题，最终准入结论仍由有权限的人员审批。

这套方法适合新供应商初审、年度复审和新增品类审核。它以人工提供的资料为输入，形成评估草稿；证书真实性、官方记录和履约能力需要人核实。以下是基于资料整理形成的使用方法，尚未在真实 WorkBuddy 账号中验证。

开始前准备

先选一家供应商试做，准备三类经授权可使用的材料：

• 审核规则：公司准入办法、本次品类要求、采购项目的资格条件，注明版本和审核基准日。
• 供应商资料：主体名称及统一社会信用代码、营业执照、项目所需许可证或认证、授权材料、业绩与履约能力证明。只收本次确有必要的字段，银行账号和人员证件等无关敏感信息不上传。
• 核验记录：已人工查到的发证机构或监管平台结果，包括查询日期、证书编号、持证主体、有效期及适用范围；暂未查询的先留空。

每份文件用“资料编号＋供应商简称＋文件类型”命名，例如“D02－甲公司－质量体系证书”。使用能读取文字的文件；只有扫描件、文字无法读取时，由人整理关键字段及原文位置，无法辨认的项目保留“待核验”。

第一步：把准入要求变成检查表

在 WorkBuddy 新建对话，上传或粘贴审核规则，说明采购品类和审核日期。先发下面的指令，方括号内容替换为实际情况：

本次采购品类是[填写品类]，审核基准日为[YYYY-MM-DD]。
请只依据我提供的准入规则，生成逐项检查表。
每项列出：规则编号、原文条款与位置、适用条件、所需证明、判断标准、是否明确属于否决项、需要哪个岗位确认。
区分必备要求、补充要求、评价项。未写明的标准标为“待负责人确认”，不要自行添加 ISO 认证、注册资本、年限或失信记录的否决门槛。
规则有冲突时单列冲突，暂不判定。不要评价供应商。

采购负责人先确认检查表，特别是适用范围、否决项和规则冲突。某项认证可以是一个品类的必备条件，也可能与另一品类无关。新闻或行业文章中的要求不能直接替代本次批准的规则。

第二步：按同一主体抽取证据

把确认后的检查表与一家供应商的资料放入同一对话，发：

依据已确认的检查表整理本供应商资料，只抽取和对照，不作最终准入决定。
输出明细表：规则编号、供应商主体、证据文件编号及页码或原文位置、证据原文、关键字段、材料对照结果、外部核验状态、缺失或冲突、建议核验动作。
材料对照结果仅用“满足已提供的标准／不满足已提供的标准／待补材料／待确认”。
供应商自填数据注明“供方自述”。提交了证书不等于证书真实；未经人工查询，外部核验状态统一写“未核验”。
核对公司名称、信用代码、证书主体、编号、有效期、范围，母子公司或经销商资料不要相互替代。缺失值不推测，过期、临期和无法辨认分别标记。

收到表后，人工逐项核对主体、证书编号、日期和否决项对应的原文。原文件共提交了哪些必备材料，表中应逐项对应；AI 漏掉的资料补回后再继续。供方自述产能与交期只能作为待验证信息，不能直接变成“具备履约能力”。

第三步：人查官方信息，再回填结果

按检查表所列类别，人工到相应发证机构或监管平台核对。本次确需核查主体状态时可查国家企业信用信息公示系统；需查专项许可证、认证或信用记录时，按项目要求选择对应官方渠道。

记录“核验人、日期、渠道与链接、查询条件、结果原文、对应资料编号”。信息查不到、同名企业无法区分、系统无法访问，都记“未核实”并说明原因，不能写“无风险”。发现处罚或诉讼记录后，由合规人员判断与本项目的关系及现行规则的适用性。

把核验记录粘贴回对话：

以下是人工核验记录，请更新明细表。将供应商提交材料与人工核验结果分列，保留双方原文和时间，不静默覆盖冲突。
未完成核验的项目继续保留待核验。发现可能触发否决项时，引用已确认规则和核验依据，标记“提交负责人复核”，不要自行宣告造假、违法或淘汰。

第四步：补件后形成准入建议

让 WorkBuddy 先输出补件清单，列出问题、缺失证明、对应规则和需要供应商解释的事项；采购人员填写补交期限，确认后发给对方。新材料上传时注明编号和版本，再要求它更新受影响的行，保留旧记录。

材料补齐并完成关键核验后，发：

请依据最新明细表起草准入评估摘要，包含本次品类、规则版本、审核基准日、已满足项、不满足项、待核验项、关键风险、补件情况和审批待办。
建议只可写“提交审批／补件后复审／提交负责人判断是否拒绝”。关键资格尚未核验时不得建议直接准入；评价分高不能抵消明确否决条件。
所有结论对应规则编号和证据编号。不要补写审批人、签字、核验结果，也不要把草稿标为已经批准。

教学假设：公司规则明确要求某证书在审核日有效。甲公司提交的证书已过期、续证申请尚未获得有效证书，明细应写“不满足已提供的标准；续证结果待核验”，摘要提交负责人判断。若公司只把该证书列为评价项，则按评价项处理，不能沿用前一结论。

怎样判断完成

可交审批的成果应包括已确认检查表、带出处的资料明细、人工核验记录、补件记录和评估摘要。每项结论都能找到规则与证据，未确认信息明确保留，重要资格没有用供应商自述代替核验。

采购负责人决定是否准入及附加条件，质量、业务或合规岗位按职责复核。批准后，由人按公司流程更新供应商名录和复审日期；本文流程不假定已接入 ERP、自动更新名录或自动发提醒。

常见异常怎样处理

• 证书主体与供货主体不同：核查代理授权、集团关系及公司允许的适用条件，未经确认保留待核验。
• 新旧材料相互矛盾：保留两份原文及日期，要求供应商解释；新文件不天然代表旧问题已解决。
• AI 把缺失项判为通过：把相应规则和原文位置贴回，要求仅修正相关行，人工复核该结论。
• 重要能力无法从纸面验证：提出现场审核或样品验证需求，转交相关岗位；不要让 AI 凭宣传材料认定产能与质量稳定。