合同归档与履约跟踪：让交付、验收和付款有对应依据

合同签完后散在文件夹，订单、验收和付款分别在不同表里，后续很难知道哪个条件已经满足。用 WorkBuddy 从有效合同提取执行要求，并对照实际记录，可以形成履约台账和待补资料清单。

本任务整理业务资料，不替代合同效力判断、质量验收或付款审批。台账记录的是截至本次提供材料的状态，生成一次不代表实时同步。

1. 准备完整归档资料

提供签署版合同、全部有效附件、补充变更、相关订单、交付记录、验收证明、发票与付款记录、本企业归档规则。按合同编号关联文件，注明日期、版本和记录提供人。

区分草案、待签、有效签署、已变更和已终止状态。附件缺失不能仅因合同正文存在就标“归档完整”。若主体、签署或版本有效性不清，转负责人确认，AI 不根据图片推断盖章真实。

2. 做合同资料目录

请按合同号建立归档目录，不移动或覆盖原件。
列正文、技术/价格附件、批准记录、补充协议、订单、
交付验收、发票付款、往来确认等资料的文件名、日期和版本。
区别已提供、未提供、状态待确认，保留来源位置与关联编号。
有多个有效版本候选时列冲突，禁止自动删旧或拼接生效文本。
输出资料目录、缺附件清单和版本待确认事项。

先由采购确认有效版本与附件关系。合同的履约条款可能已被补充协议改变，台账需记录适用起点和影响订单；不能用最后修改时间代替真实生效日期。

3. 提取节点并对照实际记录

从确认的有效合同提取交付、验收、资料移交、开票、付款和质保条件。
每节点列义务内容、责任方、触发条件、计划期限、证明材料与原条款。
对照实际记录列完成/未完成/证据不足，写实际日期和证据来源。
付款条件分项检查，不能因到货就自动判断可付款。
输出履约台账、逾期/缺证据清单和给责任人的追问草案。
缺日期或规则不猜，不作违约认定、催告发送或付款动作。

状态命名应反映证据。“供应商说已发货”与仓库签收不同，“签收”与“验收合格”也不同。还未取得证明时写证据不足，不能将沟通进展写成完成。

4. 教学假设：付款节点要查条件

假设合同含税总价 50,000 元，约定预付 20%，验收合格且资料完整后付 70%，质保期届满再付 10%。对应金额为 10,000、35,000、5,000 元。

若预付款已付、货已签收，但验收证明未提供，台账应列“验收与资料条件待确认”，不能把 35,000 元写成应立即支付。若另有变更协议调整比例，先确认有效版本再重算。这个例子为教学假设，不是建议采用的合同条件。

5. 人工核对与台账更新

采购确认交付和附件，业务质量确认验收，财务确认发票、已付金额及支付条件，法务处理义务解释和争议，负责人确认采取的动作。金额用表格公式核算，各节点原文与证据逐项对应。

异常处理：缺附件追收；合同号与订单号无法关联由人员认领；实际记录日期早于触发条件先核实；同一付款重复列示查凭证；退货或返工后验收状态变化重新确认；逾期只标事实，不自动认定赔偿责任。

将已确认台账和问题处理结果保存到企业指定位置，保持合同与执行证据可追溯。后续有新收货、变更或付款资料时更新输入再整理，不承诺 WorkBuddy 已联动合同系统、持续提醒或自动维护 ERP。