采购审计资料与证据目录准备

用途

审计要求提供某批采购资料，文件虽然很多，却缺少订单、验收、发票和审批之间的关联。本任务按正式资料清单和审计指定样本，形成证据目录、缺口及回复草稿。审计结论、抽样方法和会计判断仍由审计及财务人员决定。

确认正式范围

准备审计资料要求、指定样本或抽样规则、期间、有效制度及授权矩阵，附样本的需求申请、选商、合同订单、收货验收、发票、付款审批、支付凭证与会计记录。 保留原文件名称与编号，不覆盖原始记录。需要脱敏的字段由负责人决定，敏感人员或供方信息按访问范围提供。未收到正式抽样范围时先列资料清单，不让 AI 自行扩大检查。

关联证据链

只处理审计指定范围，按交易编号关联申请、订单、合同、验收、发票、审批、付款和账务记录。
建立目录：审计要求、样本编号、原始文件及页/记录位置、业务日期、金额、负责人、是否已提供。
无文件或关联冲突写“未找到/待核实”，不要补造或重写证据。请购、验收、付款编号体系按公司现行规则，不套通用编号要求。
单据总额、币种或付款分批不一致先列差异，不能直接判错账。

财务核对交易金额和账务，采购确认合同与变更，仓库或验收岗位提供真实记录。已验收未取得发票、跨期到货等只整理事实和记录，暂估及截止判断由财务/审计决定。

形成资料缺口与回复草稿

按正式要求列缺口、涉及样本、为什么无法回答、应找哪个岗位、待补证据和期限。
起草回复：已确认事实、现有证据位置、尚未确认事项、拟补资料。不得将“待补”说成“已完成”，不新增法律结论或承诺整改完成日期。
例外流程附审批与实际执行依据，历史问题分开列原整改承诺、执行凭证和仍未关闭内容。

教学假设：订单 100 万元、付款分两次各 40 万元，不能因单笔付款小于订单就认定差异 80 万元；应核对总已付 80 万元、合同阶段条件与 20 万元未付状态。没有验收记录时不能凭发票推断验收完成。

提交与归档

负责人复核回复后再提交。交接目录记录版本、提供日期和接收事项，原始附件保持完整。补资料应追加真实证据，不倒填审批或制作看似历史发生的单据。 检查一条交易链、一项资料缺口和一笔分批金额，确认路径或目录能够找到原始记录。 最终得到证据目录、缺口追补表和审计回复草稿。正式提交、会计调整、审计结论及整改承诺由授权岗位确认，AI 不代签或补造证据。