订货会意向、定金与尾款核对

这个场景能帮你做什么

订货会的大屏金额、客户意向、已收定金和已经付清的订单代表不同进度。渠道商务可以用 WorkBuddy 整理订货明细与财务确认的收款，找出未匹配款项、余额和退款待办，避免把意向金额当成实收或已完成销售。

开始前需要准备什么

提供活动及订单编号、客户主体、商品规格、数量、单位、适用单价、订单状态，定金规则、收款方及托管安排、尾款节点、取消和退款规则。收款明细至少有付款单号、金额、日期、支付状态、收款主体和关联订单。退款记录需关联原付款及订单，注明申请、批准、实际退回状态。

单位定金与整单定金要明确；优惠、运费等是否包含在合同金额中也需说明。平台托管款与商家实收分栏，不能混写为可用现金。

具体怎么做

第一步：区分意向与确认订单

交客户报名、选购和订单记录，要求按唯一订单号关联，列意向、已确认、取消及待确认。多轮活动重复显示的同一订单只关联展示记录，不重复累加。得到订单状态底表。

第二步：按规则计算应付定金

交定金规则，要求区分按商品数量收取与整单固定金额，列公式、应付额及适用版本。定金规则未明确时先列待核，不能从活动页面的总金额反推。

第三步：匹配实际付款与托管状态

交财务或平台确认的收款，按单号、主体和金额匹配。得到应付、已确认付款、托管款、商家实收、未匹配款和差额。付款截图或客户口述不能直接替代到账确认。

第四步：核尾款与退款调整

按批准合同金额与有效已付款计算余额，退款逐笔关联原订单。订单取消后的退款权限与流程引用约定，尚未实际退款的申请单独列示。得到尾款清单、退款状态及需要负责人解释的冲突。

第五步：输出可跟进的对照表

按客户列意向金额、确认订单金额、定金、其他付款、已退、余额、到期节点和责任人。付款到期提醒由人发送，财务确认与仓库放行仍按企业流程办理。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请核对订货会意向、确认订单、定金、尾款和退款，只生成内部底稿。
按活动轮次和唯一订单号关联来源，区分意向、确认、取消，不将重复展示累计为新订单。
按提供的规格单位、数量、单价及定金规则计算订单额和应付定金，展示公式；缺规则标待核。
匹配财务确认的付款单号、主体、金额、日期及状态。平台托管与商家到账分开，客户自述不记为已收。
有效累计付款=已确认付款-已实际退回款，尾款=批准调整后的订单应付总额-有效累计付款。只在合同明确可抵订单款时使用该算法，取消订单另列退款清单，不沿用正常尾款。
输出订单状态、收款匹配、尾款、退款及差异表，列原记录位置与确认人。
不认定定金法律后果，不自动退款、收款、催款或放行发货。

完成后会得到什么

以下为教学演示。批准订单为 3 吨 × 2,000 元/吨＝6,000 元；规则明确单位定金为 200 元/吨且抵货款，应付定金 600 元。财务确认收到定金 600 元、另收 4,000 元，无退款，则有效付款 4,600 元，尾款 1,400 元。若 600 元由平台托管，表中保留托管状态，不能写商家已到账 4,600 元。订单修改或取消后须先确认新应付及退款规则。

结果应该怎么检查

核数量小数与计量单位、订单与付款是否一对多、重复付款号、托管与到账混用、退款申请是否误当已退。订单总额和实收总额分别汇总，尾款按有效规则可复算。

遇到这些情况怎么处理

同款付两次： 保留两笔及确认状态，请财务判断重复支付或分次付款。

尾款节点有两个版本： 并列适用条款，请负责人明确后再列逾期。

退款规则不清： 只列申请与现有证据，由负责人处理，不推定一律可退或不可退。

哪些必须人工决定

订单确认、到账、托管释放、取消、退款、尾款要求和发货由有权限人员决定。WorkBuddy 提供对照与试算，不操作资金。