渠道样品申请与发放记录核对

这个场景能帮你做什么

代理申请了样品，有的只批准部分数量，有的分两次发出，还有补发和撤销。只看申请汇总，很容易把未批准、未发货或重复记录算进实际投入。WorkBuddy 可以按企业现行规则，把申请、审批与发放逐笔关联，形成差异及待处理清单。

本任务针对向渠道伙伴发放推广样品。向选品平台寄样、演示设备借用归还各有不同业务要求，不能混算。

开始前需要准备什么

提供有效样品规则，包括适用伙伴、商品规格、用途、申领门槛、数量权限、审批及发放方式。业务记录至少有申请编号、伙伴、日期、商品规格、用途、申请量、审批状态、批准量、发放单号、实际数量与日期；另提供撤销、分批或补发说明。

如果规则限制期间累计数量，还需相应完整期间记录。没有这类规则就不设置默认月度额度。物流状态与客户签收确认分开，未有签收记录不写“已收到”。

具体怎么做

第一步：确认有效规则

交规则与例外审批，要求列适用对象、资格、商品用途、数量、期间和批准权限。输出规则对照，冲突或缺项交负责人确认。样品免费不等于任何伙伴都可领，也不自动表示需要归还。

第二步：检查申请记录

交申请表，要求核伙伴和商品能否对应、规格用途是否齐全、编号是否唯一。相同伙伴同日申请可能不同活动，先列疑点，不直接删除。得到申请明细及补信息清单。

第三步：关联批准和实际发放

逐申请连接审批结果、批准规格数量及发放单。部分批准、分批发放、补发和取消单独标记，保留每个事件。没有审批记录标待核，不因已有出库就推定获得批准；缺出库记录也不直接认定未实际发货。

第四步：计算差异并找原因

按已确认记录列批准量、累计实发量及差额，区分尚待发、已取消、疑似超发、未匹配和补发待核。需要期间额度时只按正式规则及完整记录核，缺历史记录先标无法判断。数量差异不能直接写成违规或冒领。

第五步：交付人工处理清单

输出规则、逐笔关联、差异、未匹配及需要谁确认的问题。负责人核对后安排补资料、补发或纠正；实物出库和记录更正走现有流程。WorkBuddy 不自行发样、扣额度或向伙伴追责。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请按提供的有效规则核对渠道样品申请、审批和实际发放记录。
先列适用伙伴、商品用途、资格、数量期间及审批权限，缺规则不自定额度或归还要求。
检查申请编号、伙伴、商品规格、用途和数量，疑似重复列依据，不直接删同日同伙伴记录。
逐申请关联审批与发放，分别标部分批准、分批、补发、取消和未匹配。提交不等于批准，出库不证明审批，物流不自动证明签收。
输出批准量、确认实发量、差额、状态、原记录及待核原因；只有完整期间记录和明确规则时核累计额度。
交付规则表、关联明细、差异和人工处理清单。不发货、不改状态、不扣额度、不认定冒领或处罚，不把赠送样品改成设备借还。

完成后会得到什么

教学示例：甲申请十份，批准六份，先发四份后发两份。应关联为同一申请的两次发放，累计六份、无数量差异；乙有申请和物流号但缺审批，列“批准情况待核”，不能直接纳入合规发放合计或认定违规。

结果应该怎么检查

抽查申请、批准及出库编号对应；同品不同规格是否混算；分批发放有没有误删；补发是否计入正确申请；取消后未发是否被算欠发；待审、待发、已发和已签收是否明确。汇总要能回到逐笔明细。

遇到这些情况怎么处理

发放记录无申请号： 列候选对应与依据，交经办人确认，不强行匹配。

批准数量后来变更： 保留批准版本与生效记录，核对应发放日期。

疑似重复或超量： 先核活动、补发和权限例外，确认前只写差异。

哪些必须人工决定

伙伴资格、样品规则、审批、实物数量、签收和补发处理由有权限人员确认。WorkBuddy 提供记录核对，不能证明实物已发或已收。