核对出差申请与报销衔接材料

能做什么

申请里去两天，实际延长一天；费用明细里有酒店，附件却少了对应记录。WorkBuddy 可以先对应申请、行程和费用，列缺件与差异，让提交人补资料，财务集中核实问题。

准备什么

提供已批准的出差申请、实际行程及变更说明、费用表、有效报销政策、必要附件清单及可读文字。说明人员、费用类型、日期地点和金额口径。票据无文字层时请人员补必要信息，不把图片识别当成本教程前提。

具体怎么做

第一步：对应申请与实际行程

提交申请、批准记录、实际行程和变更说明，先要求 WorkBuddy 列“申请编号—人员—申请日期地点—实际日期地点—变更依据”。得到申请与行程对应表。多次出差或多人同行不能只按姓名合并，无法对应的先请提交人确认，保留原记录。

第二步：逐笔关联费用和附件

再交费用明细与附件目录，要求每笔费用对应申请、行程及实际附件，列日期、地点、费用类型、币种、金额和缺项。得到费用关联底表。相同金额只作疑似重复线索，不直接删行；没有房晚、人数或汇率口径，不计算单晚、单人成本或折算合计。

第三步：按有效政策标出需核实差异

提供适用的公司政策和例外审批，要求 WorkBuddy 逐项列规则、记录和差异。输出分为缺附件、行程变更待说明、金额差异、疑似重复和标准待核，避免都标成“不得报销”。多住一晚先找变更记录；政策版本或适用身份不明，就暂停该项判断，列需财务确认的问题。

第四步：交付补件清单与说明草稿

让 WorkBuddy 按申请和提交人汇总需要补什么、为什么补、对应哪笔记录，再写简短说明草稿。人工核对后用于补件沟通。新材料补入时只更新对应差异，保留仍未解决的事项；资料补齐也不自动变成审核通过，最终清单交财务复核。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请核对出差申请、实际行程、费用明细与附件的对应关系，只做材料准备，不提交报销、不审批、不付款。
先列可关联的申请编号、人员、日期地点和费用类型。按真实记录对应每笔费用；关联不明列待核，不把相同金额直接当重复报销。
区分申请行程与实际行程，变更有无说明和审批分别记录。按我给的现行政策及适用身份检查材料和金额，例外批准单列；缺政策不猜标准，缺房晚或人数不算单晚单人成本。
输出关联表、缺附件、日期地点或金额差异、疑似重复与待财务确认项，并给提交人补充说明草稿。所有异常引用具体记录，原因不明不认定造假。
票据真实性、税务处理和是否允许报销由财务判断。申请通过不等于报销已批，创建草稿不等于已提交。保留原文件，不执行系统操作。

得到什么

输出示例（虚构）：申请 2 晚，酒店记录 3 晚，其中延住一晚无变更说明。结果为“需补延住原因及适用审批”，不能自动核减一晚，也不能以行程延长为由补造审批。

怎么检查

抽查金额较大和无法关联项目，确认日期、人员和费用没有串单。总额与明细可复算，外币和人民币不要直接相加。

异常处理

同一附件被引用多次先核实际费用，不直接判重复；政策存在多个版本，先确认适用日期。缺附件列需补内容，专业票据争议交财务。

工具与人工边界

WorkBuddy 整理材料与草稿。财务确认票据、政策例外及最终金额，系统提交、审批和支付由授权人员办理。