核对办公采购到货与验收退换事项

这个场景能帮你做什么

办公设备和用品到货后，行政要核型号、数量、交期、检查结果与签收情况，还要跟进缺件和退换。WorkBuddy 可以把订单、送货单和现场记录对齐，列出待检查、差异与下一步事项。

工具只能整理已有证据，不能隔空检查设备或代签验收。到货、签收、质量验收、入库和付款是不同状态。

开始前需要准备什么

准备实际合同及附件、订单和变更、送货单、到货日期，以及人工清点、外观和功能检查记录。明确验收标准、分批交付安排、指定签收人和退换条款。

合同写“以验收合格为准”却没有具体标准时，先请使用部门或技术人员明确。照片只能辅助留证，不等于设备功能已经测试。

具体怎么做

第一步，按订单品项列应到型号、规格、单位、数量和约定日期，核变更是否已经获得确认。

第二步，与每次送货记录匹配，按批次累计，分清未到、部分到、待检查、已确认合格和异常。签收单存在，也要看它证明的是收货还是完整验收。

第三步，对短缺、错货、损坏和不合格列出来源、数量、影响、相关合同条款及待负责人决定动作。没有检查结果的品项保持待检查。

第四步，交人工确认后准备验收草稿和退换补交通知。是否拒收、让步接收、索赔或调整交期，不能由工具直接决定。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

依据本次实际合同、订单/变更、送货单及人工检查记录，核对办公采购到货，不替我完成现场验收。

按品项列应到规格型号、数量单位、日期，与各批实到、检查和签收记录对齐。分未到、部分到、待检查、已确认合格、异常，并保留证据出处。分批累计不能重复计送货单。

对缺件、错货、损坏、质量不符列原记录、影响数量、适用合同条款、待决定动作和有依据的处理期限。没有检查结果不判合格，没有退换约定不编时限。

输出到货核对表、待签验收草稿、退换/补交跟进清单。签收、质量验收、入库与付款分别表示；待签不写已签。

规格或交期变更需有已确认依据；不代同意延期、不代签、不自动退换下单、不索赔、不发函、不通知付款。不覆盖原资料。

完成后会得到什么

可以逐项回核的到货表和待办。例如以下为虚构示例：订单 20 台电脑，第一批 12 台、第二批 6 台，另有 2 台未到；18 台中 1 台待功能检查，不能写“20 台全部验收完成”。

结果应该怎么检查

核订单与批次关联、规格、数量单位、变更依据及签收权限。重点看是否重复计同一批、是否把未检测写成合格、退换期限是否来自实际合同。

遇到这些情况怎么处理

部分到货但不能使用时，列对整体使用的影响交负责人判断。供应商口头承诺补货时，标待书面确认。双方争议、合同条款不清或拟索赔时，请责任人和必要专业人员处理，不靠模板自动发法律主张。

哪些由工具处理，哪些必须人工决定

WorkBuddy 可以对齐文证、计算差额和起草异常清单。现场检查、合格认定、签收、退换、让步接收、索赔和付款流程由相应负责人执行。