把已确认纪要归档并检查解析状态

这个场景能帮你做什么

会议纪要已经审完，接下来要放进团队知识库。真正容易漏掉的，是文件是否进了正确的库、有没有重复上传、上传后能不能被解析。

你可以让 WorkBuddy 先核对文件和目标库，获得确认后归档，再把写入和解析结果分别列清。这个场景从已确认的纪要开始，不承担录音转写和会议结论审核。

开始前需要准备什么

• 已审核确认的纪要文件，包含会议名称、日期及版本。
• 唯一明确的目标知识库，以及有权写入该库的账号。
• 重复处理规则，例如同一会议同一版本跳过，新版本另存，不覆盖旧稿。
• WorkBuddy 已接入并获准使用目标知识库。没有可用连接时，可以先整理待归档清单，再由你手动上传。

不要只写“放进常用知识库”。名称相似的个人库、部门库和公开库，可能有不同的阅读权限。

具体怎么做

第一步，核准归档对象。把允许读取的文件交给 WorkBuddy，要求列出文件名、会议日期、版本和拟归档位置。初稿、待审稿和已经确认的终稿分开。

第二步，先检查重复。要求按会议身份与版本判断，不只比较文件名。已有同一版本时先报告；发现名称相同但内容或日期不同，列为待确认。未经你决定，不删除或覆盖已有记录。

第三步，确认后再写入。如果账号没有权限、目标库不唯一或连接失败，停在问题清单，不换一个库继续上传。

第四步，分别核对写入与解析。写入成功后，应能报告目标库、文件名和记录标识；解析仍在进行就写“处理中”，不要写成完成。解析完成后，再用一项已知内容做检索抽查，例如这次会议确认的交付日期。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请帮我归档已确认的会议纪要。

允许读取的文件：【文件或指定目录】
目标知识库：【完整名称及可识别的链接或标识】
本次会议：【名称、日期】
确认版本：【版本号或确认时间】
重复规则：同一会议同一版本跳过；新版本另存；不覆盖、不删除已有记录。

先不要写入。请先列出：
1.待归档文件及其会议身份、日期、版本。
2.目标库是否可识别、当前账号是否具备写入权限。
3.已有同一会议记录时，说明是否同一版本；无法判断就标待确认。
4.仍需我确认的事项。

等我明确确认清单后，再执行本次归档。
执行后分别报告：目标库、文件名、记录标识、写入状态、解析状态。
写入成功不等于解析完成；解析未完成标处理中，失败说明实际错误。
如可进行检索，请用【已知关键事项】抽查，并报告是否能定位对应内容。

限制：没有本次待归档文件就回复“无新增”并结束；
不改用其他日期的会议，不更换目标库，不补写纪要，不自动重试产生重复记录。
连接器不可用或没有权限时直接说明，改为给我待归档清单。

完成后会得到什么

以下为虚构示例，展示结果应如何区分状态：

文件	目标库	写入结果	解析结果	后续处理
9 月 15 日行政周会纪要 V2	行政会议纪要库	已创建记录 R-018	处理中	稍后检查解析，不重复上传
9 月 8 日行政周会纪要 V1	行政会议纪要库	已有同一版本，跳过	原记录已解析	保留原记录

如果没有接入知识库，结果应是可供手动上传的文件清单及注意事项，不能出现“已归档”的完成结论。

结果应该怎么检查

先看目标库是否正确，再核文件和版本。写入状态、解析状态和检索抽查是三个不同结果，应分别检查。

抽查一项人名、日期或已确认决定，确认检索命中的是这次会议的正确版本。单次抽查只能帮助发现问题，不能证明全文解析完全准确。重要纪要仍应保留原文件。

遇到这些情况怎么处理

• 目标库名称冲突： 先补充库链接或唯一标识，再继续。
• 没有写入权限： 停止写入，由有权限的人处理，不改存到个人库。
• 提示上传成功但仍在解析： 保持“处理中”，不反复上传。
• 解析失败或内容明显缺失： 保留原文件和失败状态，检查文件格式、文字内容及账号限制，再决定是否重新处理。
• 发现重复记录： 列出可识别的记录供你判断，不擅自删除。
• 没有新增纪要： 结束本次任务，不拿其他日期文件补数。

哪些由工具处理，哪些必须人工决定

WorkBuddy 可以在具备接入能力和权限时整理文件身份、检查已有记录、执行已确认归档，并报告实际状态。

纪要是否审定、应该进入哪个库、谁能看、是否覆盖旧版本，以及失败后是否重新上传，都由负责人确认。把文件放进知识库，不代表其中的决定自动获得批准。