整理会前材料包并核对缺件

这个场景能帮你做什么

开会前文件已经收到不少，却不一定每个议题都有背景资料。WorkBuddy 可以按议题整理文件，列出缺件和版本问题，再生成简短议题说明，帮助主持人知道会上需要讨论什么。

开始前需要准备什么

准备本次会议通知、议题、允许使用的背景材料和上次纪要，并说明材料截止时间与已确认版本。提供文件时限定目录和访问范围。

WorkBuddy 需能读取相关文件；扫描件或解析失败文件先补可读取文字。缺少上次纪要时直接说明，不以相似会议资料代替。

具体怎么做

第一步，按议题建立材料清单。每个议题对应哪些文件、文件日期和版本，先列清楚，不急着写简报。

第二步，检查缺件。对照通知和议题，发现提到报价却没有报价附件、引用旧决定却缺上次纪要等情况，列出需要补什么。

第三步，处理版本疑问。同名或多个“最终版”并列供确认，不能只凭修改时间选择最终口径。

第四步，形成两页以内议题简报。每个议题保留背景、已有依据、待讨论问题和需要负责人决定的事项；建议仍是建议，不能提前写成会议决议。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请整理本次会议的会前材料包，先不发送。
会议通知和议题：【文件或文字】
允许读取的背景材料：【文件或目录】
上次纪要：【文件；缺失请说明】
材料截止时间与确认版本：【填写】

按议题列材料清单：议题、已有文件、版本或日期、用途、待确认问题。
核对通知中的材料要求，单列缺件清单，说明对应议题及需补资料类型。
同名或版本冲突时并列，不擅自选择最终版。
再形成简洁议题简报，目标控制在两页以内：背景、已有依据、待讨论问题、需决定事项。
只提炼给定材料，建议和决定分开；缺少事实不得补写。
如文字读取不完整，报告范围和影响。
不跨目录找资料凑齐，不修改原文件，不向参会人分发。

完成后会得到什么

以下为虚构示例：

议题	已有材料	缺件或疑问
办公区门禁调整	问题记录、调整建议 V2	缺 IT 部门确认意见
设备更新预算	需求表、旧报价	最新报价未提供
上次事项跟进	上次纪要	完成状态待负责人更新

议题简报可概括问题，但不能写“IT 部门已同意”或把旧报价当现价。

结果应该怎么检查

核议题是否漏列、文件与议题是否相关、版本和日期是否准确。抽查关键简报内容是否有正文依据，确认缺件没有被流畅文字掩盖。

两页是简报长度目标，实际文档版面仍需打开文本文件核对，不凭字数保证页数。

遇到这些情况怎么处理

• 只有会议主题，没有议题： 先由主持人明确讨论范围。
• 材料过时： 标出日期与影响，要求补现行资料。
• 多个版本不能判断： 交文件负责人确认，不自行选“最终最终版”。
• 附件提到但没有收到： 列缺件，不搜索其他私人目录替代。

哪些由工具处理，哪些必须人工决定

WorkBuddy 可以整理文件、关联议题、提炼简报和发现缺件。最终议题、使用版本、保密范围及是否分发，由主持人和会议组织者确认。