015 · 会议组织与事项跟进

编制会务现场执行与收尾手册

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这个场景能帮你做什么

活动方案已经批准，现场仍可能出现“谁去签到台”“麦克风谁检查”“讲师晚到怎么办”没人接。WorkBuddy 可以把已定方案转成按时间、位置和岗位使用的执行手册，并列出撤场、物料回收和复盘记录。

它适合把确定安排说清楚。实际设备测试、现场布置、供应商到位和安全处置，仍需现场人员完成。

开始前需要准备什么

提供最终议程、预计人数及工作人员口径、场地使用时段、岗位和联系人、设备物料清单、讲师或主持要求、供应商确认、获准的备用方案和现场应急安排。

对每件物料说明规格、数量、放置位置及负责人。哪些是借用、耗用、可复用，哪些必须还给供应商，也要写清。场地和人员未定的事项保留待确认，不假设“方案上写了就已经落实”。

具体怎么做

第一步，把议程拆成现场动作。按进场准备、签到、开场、正式环节、休息、散场、撤场列时间或触发条件、地点、动作和负责角色。需要提前完成的测试安排在使用前，不能写成开场时才调设备。

第二步，核人和资源能否对上。检查同一个人是否同时承担两个地点的任务，物料是否在使用前到位，场地交还时间是否早于撤场完成。未确认人员或设备列在待落实表。

第三步，交清岗位衔接。签到结束谁汇总到场数、主持人向谁确认开始、设备异常由谁接手，分别写明确。没有批准的替代安排，先列问题请负责人定，不临时编设备或人手。

第四步，准备变更记录。人数、讲师时长或场地变化时，列对物料、岗位、流程与费用的影响。负责人确定后同步相关页，避免只有主议程改了，岗位表还是旧版。

第五步，安排收尾。按清单核可复用物料回收、借用设备返还、耗材余量与场地还原。数量由现场填写，缺件和损坏只记录事实。会后把实际问题、影响和改进建议列出，不把计划执行成功预写进总结。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

根据已确认方案、议程、人员、场地、设备物料和备用安排，编制现场执行与收尾手册。
按入场准备、签到、正式环节、休息、散场和撤场组织。
每项写时间或触发条件、地点、动作、负责角色、所需资源、交接对象和待确认项。
核人员跨地点冲突、资源到位先后、场地使用时段和撤场衔接；无解列问题，不自行加人加预算。
备用措施只取已批准安排；安全事件按现场预案和负责人指令处理，不编技术处置。
输出岗位执行表、必要联络表、布置与物料回收核对表、现场变更及会后问题记录。
回收数量、测试结果和实际完成状态留给现场如实填写，不预填成功。
不预订、不发通知、不采购，不声称已经彩排或完成活动。

完成后会得到什么

得到一份岗位可单独查看的执行手册、待落实事项和现场记录表。

虚构示例：09:00 开场，签到岗位安排到 09:05，且同一人员又负责 09:00 的递麦。结果应提示岗位冲突，提出需要替班或调整分工的问题，不能默默把签到提前结束。回收表写“应还麦克风 2 支，实际归还待现场填”，不能预填两支已还。

结果应该怎么检查

按一个参会者和一个工作人员的路径各走一遍文字流程，核到达、签到、入场、休息和离场能否衔接。重点看岗位重叠、测试时间、物料数量、讲师确认、供应商交还及收尾责任。手册核对通过后，仍要由现场人员做实地测试和彩排。

遇到这些情况怎么处理

临时加人先核场地及资源条件，不由 AI 判断安全容量。讲师晚到或环节延长，列受影响环节交负责人决定。设备未测或备用未获确认，保留待办，不能写“保障就绪”。发生险情先执行现场应急流程，不等工具重新排议程。