核对档案移交资料与接收记录

这个场景能帮你做什么

一个事项的文件放在不同人手里，移交时常出现目录有、文件缺，正文齐、附件少，或接收方拿到旧版本。WorkBuddy 可以按已确认范围核对目录、文件和接收记录，列出具体缺哪件、哪版不清楚、哪项还没确认接收。

适用于部门交接、事项结束后的资料归集和档案移交准备。文件清单核对不能替代专业档案验收，也不认证文件真实或法律效力。

开始前需要准备什么

提供单位确认的归档或移交范围、目录、实际授权文件、附件关系及版本信息、交接双方和已有接收记录。纸质资料另给人工清点结果，说明电子副本与原件的对应关系。

没有明确范围时，先让负责人确认应移交哪些文件，不能让 AI 凭通用经验生成一份“法定清单”后判断缺件。保管期限、文件格式、数量和接收标准按单位实际要求提供。

具体怎么做

第一步，按事项整理预期清单。将合同、审批、过程记录、结果文件等按单位规则归到同一事项，列每一项应有内容及其依据。相同文件服务多个事项时保留关联，不重复计为不同原件。

第二步，核实际文件。用事项身份、版本和附件关系匹配目录，分开列目录有但未提供、提供了但未列目录、版本冲突和文件打不开。文件名相同不能证明内容相同。

第三步，核内容与形式的边界。能读取时检查标题、期间、附件标记与明显缺页；不能读取的部分明确标限制。纸质原件是否在场、是否盖有真实签署，仍由人员核对，不能从扫描副本推定。

第四步，核接收记录。区分待发送、已发送、收到回执、接收方待核、正式确认接收。按单位记录填写；不能将快递签收或邮件回执直接等同档案验收通过。

第五步，交付差异与待办。逐条说明缺哪件、应找谁补、版本冲突由谁确认。保留原文件，待双方确认后按授权移交，不为了清单整齐删除旧版或重复候选。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

按我确认的移交范围、目录、文件及接收记录，核对本次资料移交。
先按事项身份建立对应，保留正文、附件、版本和原件/副本关系。
分别列应有未提供、目录有而文件缺、文件有而未列目录、版本冲突、无法读取和接收未确认。
每条保留实际文件定位、缺口和待确认人；没有范围依据不自行判定法定缺件。
能读文本时核标题、期间及附件标记；无法读的内容说明限制，不冒称已检查。
发送、收到和确认接收分开记录，不代签、不自动改权限、不覆盖删档、不处置纸质原件。
输出移交核对表、缺件与版本问题、待接收确认清单。

完成后会得到什么

得到逐事项核对表、缺件及版本清单和接收状态表。

虚构示例：目录写“服务合同及报价附件”，文件夹只有合同正文。即使正文写“附件为合同组成部分”，也不能推定附件已齐，应列报价附件未提供。接收方回复“邮件收到”时，只记录收到邮件，内容验收仍待确认。

结果应该怎么检查

选一套含多附件的事项回查，确认对应无漏项、版本准确。核目录数量与实际文件数为什么不同，是否因一份多页或同件多版，不能仅用总数相等判完整。查看接收状态是否有依据，不能只把“已发送”换个词写成“移交完成”。

遇到这些情况怎么处理

权限不足就列访问限制，请有权人员提供必要资料；不扩大读取范围。同一事项多份签订版本，交经办人或法务确定。文件损坏或疑似缺页，补取原文件。保管期限、销毁或争议事项不明，保留现状交专业负责人，不能在移交过程中自动清理。

哪些由工具处理，哪些必须人工决定

工具整理目录、对应文件、核文本和记录差异。归档范围、原件确认、专业验收、接收签署、权限和保管处置由单位人员决定。