汇总行政采购需求与询价缺口

这个场景能帮你做什么

各部门说“买几把椅子”“要一批打印纸”，规格、数量和需要时间却不完整，采购往往在询价后反复重来。WorkBuddy 可以先把零散需求汇成表，列出缺口和冲突，形成可以确认的询价清单。

这一步解决买什么、问什么；采购预算批准、供应商选择与正式下单要后续处理。

开始前需要准备什么

准备需求邮件、聊天文字或部门表格，列物品或服务用途、型号规格、数量单位、需要时间、地点、预算与审批状态。已有资产或库存可用时提供实际记录；没有记录不能假定需要全部新买。

说明谁有权确认需求、能否接受替代型号、哪些时间是硬要求。历史价格可以提供，但要保留日期，并与本次正式报价区分。

具体怎么做

第一步，让 WorkBuddy 按部门逐条提取需求，不按一句“办公用品”笼统合并。模糊词和未确认数字保留原意。

第二步，核规格与单位，只有一致且允许合并时才加总。以下为虚构示例：两个部门各要 5 把椅子，一个要求可折叠，一个要求带扶手，应分别询价，不能合成“10 把办公椅”。

第三步，列影响询价的缺口：尺寸、数量、税运安装范围、最晚到货、质保和付款要求等。对关键缺口形成针对部门的补问，不编常见规格补齐。

第四步，部门确认后生成统一询价清单草稿。预算未批保持待批，不能把整理完成等同已经可以采购。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

汇总我提供的行政采购需求，形成需求表和询价缺口，不下单或发询价。

按每条需求保留提出部门/人员、用途、物品或服务、规格、数量单位、需要时间、交付地点、预算金额与确认状态、原文出处。未写的字段标缺失，模糊表达保持待确认，不替需求人选型号或估数量。

只有规格、单位和要求一致且允许合并时才汇总，部门来源不丢失。对规格冲突、替代品、交期冲突、库存是否可用列待确认。已有库存只用我提供的实际数据，无资料不推算新购数量。

生成需求汇总、部门补问清单和询价清单草稿。询价字段包括规格数量、交付、税运安装、质保、付款与报价截止等，未知条件留待确认。历史参考价与正式报价分开，预估预算不写成已批准。

不编供应商、市场价、审批结论或负责人，不创建订单、不发送、不覆盖原资料。

完成后会得到什么

一张保留部门来源的需求表，一份补问清单和可以完善后用于询价的草稿。每个缺口都应说明需要确认什么，避免只列“信息不全”。

结果应该怎么检查

核部门与原始需求是否遗漏，同名物品是否误合并，数量单位和到货时间是否明确；预算、预估、已批三种状态是否分开。确认替代型号没有被工具擅自定下来。

遇到这些情况怎么处理

急用与常规需求分开列。部门不给数量或规格时先补问，不急着发统一报价表。库存口径不清时只注明待核对。需要改变用途或降低配置时请使用部门决定。

哪些由工具处理，哪些必须人工决定

WorkBuddy 可以提取、汇总、找缺项并组织询价草稿。需求真实性、规格替代、预算和采购方式由相应负责人确认，实际询价与下单需明确授权。