整理收发文交接清单与待确认事项

能做什么

文件发出去了，不代表对方已经收到；有人说“交过了”，也可能交的是旧版。WorkBuddy 可以把收发记录整理成清单，核对文件、版本和去向，将反馈不足的事项单独列出来。

清单是帮助确认交接的信息工具。没有实际接收证据时，不能把状态改成“已签收”。

准备什么

准备收发记录、文件名称或编号、版本、发送及接收对象、时间和已有反馈。说明公司保密规则及允许的传送方式。内容不需要读取时，只提供文件标识和交接信息。

如果公司已有登记表，沿用它的字段和状态；没有表格时，可以先围绕文件、去向、时间和确认情况整理，不必建立复杂系统。

具体怎么做

先按文件标识和版本对应记录，区分同名文件、补发和新版本。再区分“计划发送、已有发送记录、已有接收反馈”，不把三个状态混在一起。

对接收人不明确、版本不一致、缺少反馈的项目，列出需要核实的问题。联络草稿只说明文件和待确认内容，正式发送由人员按权限办理。涉及机密文件去向异常时，立即交公司负责人员处理。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请整理我提供的收发文记录，输出交接清单和待确认事项，不发送文件、不催签、不改动原登记表。
按文件名称或编号、版本、发送方、接收对象、时间及已有反馈逐条对应。同名不同版本保持区分，补发和新版本发送不要混作重复记录。信息不全列待确认，不猜接收人。
状态以证据为准：只有发送记录写已发送待确认；有明确接收反馈才写已确认接收。没有回执不等于遗失，文件已收到也不等于内容已批准。沿用我给出的公司状态定义；没有定义时说明只是整理标签。
输出文件标识、版本、去向、交接时间、反馈、当前可确认状态、需要谁核实什么。内部保留记录位置以便我核对，不展开不必要的机密正文。
为待确认项写简短联络草稿，不自行找外部联系人、重发附件或公开文件。错发、泄密风险及去向不明交我人工处理，不自动宣称问题关闭。

得到什么

输出示例（虚构）：A 文件有 9:10 发送记录，没有接收回复，状态为“已发送待确认”；B 文件对方确认收到，但收到的是 V1，而本次要求 V2，应列版本不一致，不能合并写“全部交接完成”。

怎么检查

抽查重要文件和新旧版本，确认接收对象没有串行。看“已接收”是否都有实际反馈，待确认是否被误写成丢失。对比数量时区分文件数和发送次数。

异常处理

收到的版本与发送记录不一致，先核实实际附件。接收人不在岗按公司交接规则安排，不把文件直接发给未经授权的人。机密文件错发由负责人员处理，清单只准确记录现状。

工具与人工边界

WorkBuddy 整理已有记录，不证明现实交接完成。文件发送、权限判断、接收确认和异常关闭由人员负责，系统自动追踪需要另有工具及授权。