核对证照借出归还与逾期记录

这个场景能帮你做什么

证照借给谁、有没有还回来，常散在申请表、聊天记录和保管人的登记里。审批系统写着“已归还”，实物却可能还在交接途中。WorkBuddy 可以把这些记录对应起来，列出在借、归还待确认、逾期和状态冲突，帮助保管人逐笔跟进。

本项处理已经发生的借还记录。能否借出、借出用途是否获准，先按单位制度办理；整理表格不能代替交付或收回原件。

开始前需要准备什么

提供证照清单、借出记录、归还记录、本次基准日期和归还规则。记录最好有证照编号或内部标识、原件或副本、借出单号、借用人及部门、实际借出时间、约定归还时间和实际归还确认。

另有延期、部分归还、保管人签收或盘点结果时，一并提供。没有约定归还日的记录只能列“期限待确认”，不能默认借出七天就是逾期。员工个人证件只提供本次获准处理的必要内容。

如果只有导出表，就以导出时间为准；不能从一张昨天的表得出“现在仍未归还”的实时结论。

具体怎么做

第一步，核证照身份和原借出单。让 WorkBuddy 先列同名不同编号、同号多条和借出单缺失。不能只用“营业执照”四个字匹配，因为可能有不同主体、不同版本或正副本。

第二步，逐笔关联归还记录。优先用原借出单号与证照标识，核对象、数量和归还确认。遇到多笔候选，先列冲突，不任选一条凑齐。

第三步，区分记录状态。申请获批但尚无实际交付、已借出、登记归还但待保管人验收、已确认收妥，应分别保留。系统审批结束只是一条记录，不能补写“实物已归柜”。

第四步，计算待跟进事项。仅对实际借出、尚未确认归还且应还日明确的记录计算是否逾期。有正式延期依据就另列新期限及依据，不拿一句“再用几天”自动覆盖原期限。

第五步，形成内部询问草稿。说明证照、原借出单、当前缺口和需要确认的事实。先请经办人员核对，再决定联系借用人，不在多人群里公开全部借用明细。

可以直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请核对我提供的证照清单、借出记录、归还记录和延期依据。
基准时间采用我指定的日期；若文件导出更早，明确结果只截至该导出时间。

先列证照身份、原借出单号、原件/副本及数量的缺失和冲突。
按原借出单号与证照标识关联归还记录；多匹配、部分归还、没有原借出单的记录单列。
保留申请状态、实际借出事实、归还登记和保管人收妥确认，不相互代替。
只有应还日明确且未确认归还的记录才计算逾期；延期需有已确认依据。
输出借还对应表、在借及逾期待核表、状态矛盾和需补证据，并保留原行位置。
另写内部询问草稿，不自动联系任何人。
不补签名，不批准借用，不改正式台账，不把找不到记录直接写成证件遗失。

完成后会得到什么

得到逐笔对应表、截至明确时点的在借与逾期待核清单，以及需要保管人确认的问题。

虚构示例：借出单 J012 的应还日为 10 月 12 日；归还申请在 10 月 11 日审批结束，但没有实际收妥记录。基准日为 10 月 15 日时，结果应写“审批已结束，实物归还待确认；原期限已过”，由保管人核实。不能直接写“已归还”，也不能直接认定借用人遗失证照。

结果应该怎么检查

挑一笔正常归还、一笔部分归还和一笔有延期的记录回查。核原借出单是否匹配同一主体及版本，数量是否完整，归还日期是否有实际确认。看“逾期”是否使用确认后的期限、是否把导出后可能发生的变化说成事实。

遇到这些情况怎么处理

同名证照无法区分时补编号或版本；不要按名称全合并。归还表有记录而找不到借出单时，保留为未匹配归还，核是否漏导出。经办人说已还、保管人说未收时，两方记录并列，由负责人查交接事实。发现实物遗失、未经授权外借或拒不移交，立即交单位负责人按制度处理。

哪些由工具处理，哪些必须人工决定

工具整理记录、关联单据、计算已明确期限并起草询问。借用审批、实物交接、归还验收、挂失及责任处理由有权限的人员办理。