整理来访接待信息与联络草稿

能做什么

“明天有客户来，帮忙接待”还不能直接执行：谁来、几个人、找谁、几点到，可能都没说清。WorkBuddy 可以把碎片信息整理成接待表，列出必须确认的问题，再写给受访人和来访人的联络草稿。

接待准备和进门放行是两件不同的工作。对方是否获准进入、需要什么手续，仍按公司规则处理。

准备什么

提供来访人及单位、受访人、拜访目的、日期时间、人数、已确认安排和接待规则。如涉及会议室、餐点或交通，只补实际需要的条件。不要默认收集身份证、家庭或健康等无关信息。

把“有人提议”与“已确认”分开，尤其是到访时间和场地。临时变化保留消息日期，便于判断哪条是最新明确安排。

具体怎么做

先整理谁来、找谁、为何、何时，再列场地和协同事项。不明确的先发给负责人员确认，不能根据过去习惯猜一个接待人。

然后分别起草内部确认消息和给访客的提醒。前者询问缺少安排，后者只能告知已确认信息。公司要求登记换证时列成待办，不把提醒写成已获通行许可。

可直接交给 WorkBuddy 的完整要求

请根据来访消息和公司接待规则整理接待准备材料，只输出表格与联络草稿，不发送、不预约、不放行。
提取来访人及单位、受访对象、拜访目的、日期时间、人数、联系方式、已确认场地和其他明确要求。每项标已确认或待确认；来源矛盾时列冲突，不自行猜最新安排。
先核对谁来、找谁、何时、为何。缺受访人、时间或人数就列必要问题，不擅自安排接待负责人。餐点、交通和会议室只在确有需求时列，不默认升级接待规格或预订服务。
输出接待信息表、内部确认问题、来访提醒草稿和待办。给访客的提醒只含已确定的信息，不承诺门禁许可或未确认的接送餐饮。
迟到、取消、受访人联系不上及离场手续按公司提供的规则处理；未给规则时写待人工处理，不创造通用审批流程。只保留必要个人信息，不补造证件号码。

得到什么

输出示例（虚构）：已知周四 3 人来访讨论设备方案，但没有具体时间，受访人也未确认。内部草稿应询问“请确认到访时间和接待人”，对外草稿先保留待补，不能直接写“周四 14:00 请到三层会议室”。

怎么检查

对照消息核对姓名、人数、时间和受访人。看提醒是否把待确认事项说成承诺，是否过量披露内部人员联系方式或会议内容。

异常处理

人数或时间变化，先列受影响的会议室、餐点和接待人员，再交负责人员确认。受访人没回复不等于同意；不明来访按公司前台或安全要求人工处理。

工具与人工边界

WorkBuddy 辅助整理和写草稿。通知、场地预约、采购餐点、身份核验和实际放行由授权人员办理。门禁、人脸识别和访客平台不能仅凭一段指令自动接通。