销售知识库范围、权限和知识类型设计：先决定什么能进、谁能看

场景价值

销售知识库最容易犯的错误，是把网盘里的产品资料、报价、客户合同、会议纪要和旧方案全部上传，再期待 AI 自动分辨哪些能用。资料越多，旧价格、未审批政策、客户隐私和内部成本越容易混入回答。销售拿到一个流畅却越权或过期的答案，风险比“暂时答不上来”更大。

因此，第一步不是整理文件，而是确定知识库服务哪个销售场景，哪些资料允许进入，哪些必须隔离，谁负责维护，以及不同人员能看到什么。完成后应得到知识地图、准入规范、权限表和责任分工，为后续资料入库与问答提供边界。

开始前准备

先列出最需要支持的场景，例如产品参数查询、客户方案准备、报价口径确认、竞品异议应对或新人学习。同步梳理使用者：一线销售、销售经理、渠道伙伴、售前、客服和外部客户。不同场景与角色不能默认共用同一套资料。

准备现有资料目录和保密规定，至少覆盖产品、方案、报价、案例、竞品、制度、流程和客户项目资料。邀请销售负责人、产品、销售运营、法务或信息安全负责人共同确认边界；WorkBuddy 可以整理讨论结果，但不能独自决定权限。

具体步骤

第一步：锁定首批业务场景

从一个高频、资料相对稳定、风险可控的场景开始，写清用户会问什么、答案用于内部准备还是对外沟通、哪些问题必须转人工。例如首批只支持一条产品线的参数、适用场景、标准案例和售后政策，不急于覆盖全部客户与产品。

第二步：建立销售知识地图

按客户、产品、销售流程、案例、竞品和制度政策六类盘点资料。每类再标出具体内容：客户类包含画像和历史沟通，产品类包含规格与限制，流程类包含阶段动作和审批，案例类包含背景、做法、结果与适用条件。知识地图只说明“需要什么”，不等于这些内容都可以进入同一空间。

第三步：制定准入和隔离规则

把资料分为允许入库、审核后入库、单独隔离和禁止进入通用库。正式产品手册、已批准 FAQ 和公开案例通常可进入；草稿方案、旧价格、未公开政策需要先审核；客户合同、个人信息、内部成本、底价和涉密研发资料必须隔离或禁止进入通用库。

第四步：按角色设计查看权限

分别确定外部客户、渠道伙伴、销售、经理和支持部门能查看的范围。外部问答只使用公开且已授权内容；销售内部助手可在权限范围内使用报价规则、方案模板和竞品应答；底价、特殊折扣、非标定制和客户专属条款继续由授权人员确认。

第五步：确定责任人与更新要求

为每类知识指定业务负责人和复审人。产品团队负责参数与版本，销售运营负责流程与话术，市场负责公开案例，法务审核合同和合规口径。每项资料至少记录来源、版本、生效日期、有效期和负责人，不能只写一个含糊的“知识库管理员”。

第六步：用真实问题做边界测试

选择一组真实销售问题，逐题判断应该回答、限制回答还是转人工。重点测试未公开价格、特殊折扣、交期承诺、客户合同、过期政策和跨角色访问。发现边界不清时先修改准入与权限表，再进入资料整理阶段。

可直接交给 WorkBuddy 的要求

请根据我提供的销售场景、使用角色、资料目录和保密规定，整理销售知识库的范围设计。

输出：
1. 客户、产品、流程、案例、竞品、制度政策六类知识地图；
2. 允许入库、审核后入库、隔离保存、禁止进入通用库的准入表；
3. 外部客户、渠道伙伴、销售、经理和支持部门的权限表；
4. 每类知识的负责人、复审人、版本和有效期要求；
5. 需要人工确认的边界问题。

不要因为资料存在就默认允许入库。客户隐私、内部成本、底价、未审批政策和涉密资料必须单独标记。

完成后应得到什么

最终应形成四项可以执行的成果：一张销售知识地图、一份准入规范、一张角色权限表和一张责任分工表。每类知识都能回答由谁提交、谁审核、谁能查看、何时复审和过期后如何处理。

首批范围还应明确不做什么。例如暂不接入动态库存、不回答非标交期、不向外部客户开放内部案例。清楚的排除范围能够减少后续反复返工。

结果检查

抽查旧报价、客户合同、内部成本、公开案例和产品手册，确认它们被放入正确类别。用不同角色模拟访问，检查外部用户是否可能看到内部资料，普通销售是否能越过审批查看底价。

再用真实问题验证转人工边界。若同一问题在不同角色下应该得到不同结果，权限表必须能够解释差异。所有角色和责任人名称都应对应真实组织，而不是照搬示例。

异常处理

如果资料归属不清，先标记“暂停入库”，交业务负责人确认，不要为了赶进度放入通用空间。如果企业暂时没有细致权限能力，应缩小首批知识范围，避免用一个共享库同时服务内部与外部。

如果不同部门对同一资料的口径冲突，保留各自来源和版本，指定最终批准人。未形成正式结论前，问答只能提示冲突并转人工。

WorkBuddy 能力边界

WorkBuddy 可以帮助盘点资料、生成分类草稿、比较权限规则并整理测试问题，但不能决定企业保密等级，也不能证明某份文件已经获得发布授权。

资料准入、角色授权、客户数据使用和涉密内容处理必须由企业负责人确认。价格、折扣、交期、合同条款和非标承诺仍需按正式审批流程处理；知识库不能代替权限系统和业务系统。