用 WorkBuddy 准备需求确认纪要和会后跟进

内部会议纪要记录了所有讨论细节，对外确认纪要只需要帮助双方形成共识。两者直接混用，容易把销售的推测、内部评价或尚未审批的价格与交期发给客户；如果只发一句“感谢交流”，又无法确认需求和下一步。

WorkBuddy 可以把已经复核的会议纪要整理成客户可确认的版本，分开已确认、待确认和双方行动，并生成邮件或微信草稿。所有对外内容必须由销售审核后发送。

场景价值

需求确认纪要让双方在方案和报价前对问题、目标、范围和下一步形成相同理解。它既是推进工具，也是后续发生分歧时的事实依据，因此要简洁、准确、无新增承诺。

开始前准备

• 已完成人工复核的会议纪要；
• 客户需求分析和关键原话；
• 会议中明确达成的共识；
• 仍有分歧或需要补充的问题；
• 双方承诺的行动、负责人和时间；
• 需要附带的资料及其最新版本；
• 客户称谓、收件人和发送渠道；
• 价格、范围、交期、验收和责任审批结果。

先删除内部评价、人物立场推测和不适合外发的信息。会议中没有明确确认的内容，不因“看起来合理”写成共识。

具体步骤

第一步：确定对外确认范围

根据当前销售阶段选择需要客户确认的内容，例如现状问题、业务影响、目标、关键约束和下一步。初次需求沟通不必提前写成完整项目范围。

第二步：分开已确认与待确认

已确认事项必须能回到客户原话或双方明确结论；需要客户补充、我方评估或多方协调的内容放入待确认区。不要用模糊句式掩盖尚未达成共识。

第三步：整理双方行动项

分别列出我方行动、客户行动、负责人、计划时间和完成标志。时间未约定时写“待双方确认”，不自行补一个看似合理的日期。

第四步：检查承诺与附件

核对纪要是否新增价格、折扣、效果、技术可行性、交期、验收或责任承诺。附件名称、版本、适用范围和保密要求应与正文一致，过期文件不能继续发送。

第五步：生成简洁跟进草稿

邮件或微信先感谢交流，再说明为避免理解偏差整理了共识，随后突出需要客户确认的内容和最近一步。不同渠道调整长度，但不改变事实和责任。

第六步：内部审核后发送

销售核对客户称谓、会议事实和语气；售前、交付或商务核对涉及本职的承诺。发送后记录版本和时间，客户修改意见进入下一版，而不是覆盖原记录。

可直接交给 WorkBuddy 的要求

请根据经人工复核的会议纪要和需求分析，准备客户需求确认纪要及会后跟进草稿。

先删除内部评价、人物推测和不适合外发的信息。将内容分为“会议背景、已确认需求、待确认问题、我方行动、客户行动、负责人和时间、附件”七部分。
每项已确认内容注明对应会议证据；会议没有明确约定的负责人和时间写为待确认。
检查是否新增价格、效果、技术、范围、交期、验收或责任承诺。最后分别生成邮件和微信草稿，并列出发送前需要销售、售前、交付或商务确认的事项。

不要把推断写成客户共识，不要补写未经审批的承诺，不要自动发送。

完成后应得到什么

• 可对外发送的需求确认纪要；
• 已确认与待确认事项清单；
• 双方行动、负责人和时间；
• 附件和版本清单；
• 邮件及微信跟进草稿；
• 对外发送前的内部审核清单。

结果检查

逐句与会议纪要和需求卡核对，确认没有新增事实。检查“我们理解”“双方确认”“客户要求”等措辞是否准确，待确认内容是否被误写成确定结论。

请相关负责人核对价格、技术、范围、交期、验收和责任。确认收件人范围适当，没有将内部讨论或个人敏感信息发送给无关人员。

异常处理

会议记录存在冲突时并列不同说法，先向参会者确认。客户临时通过电话修改关键要求时，补充书面确认，不直接覆盖上一版。无法确定责任人或时间时保留待确认状态。

客户长时间未确认时，发送简短提醒并突出一两个关键待决项，不把沉默视为同意。涉及重大范围变化时重新组织评审，而不是只修改纪要文字。

WorkBuddy 能力边界

WorkBuddy 可以整理共识、行动项、版本和跟进草稿。它无法证明客户已经同意，也不能代表公司确认价格、技术、交期和责任。

纪要事实、内部审批、收件人、正式发送和客户反馈处理均由销售及相应负责人确认。

每次修改都应保留版本记录，便于双方追溯。