用 WorkBuddy 建立开票与回款节点台账

合同约定了付款，不代表销售和财务自然知道什么时候该开票、什么条件满足后才能收款、客户实际付了哪一期。合同、验收、发票和到账分散在不同记录中时，团队容易把“计划回款”误当成“已经到账”。

WorkBuddy 可以把合同付款条款、交付验收、发票和实际到账整理到同一张节点表，提示近期到期、逾期和数据冲突。到账事实必须以财务或银行记录为准。

场景价值

这项工作让销售和财务基于相同的合同期次跟踪开票与回款，提前发现验收材料没齐、开票资料错误、计划日期临近或到账记录缺失。每个节点都有触发条件、责任人和证明材料。

开始前准备

• 已签合同及付款条款；
• 补充协议和正式变更；
• 交付与验收记录；
• 客户开票名称、税号和发票要求；
• 已开票记录及发票号码；
• 财务系统或银行确认的到账记录；
• 合同和回款负责人；
• 企业统一的到期与逾期口径。

先确认财务记录截止时间和数据来源。CRM 的回款状态与银行或财务系统不一致时，不能由 WorkBuddy 自行选择。

具体步骤

第一步：拆分合同付款期次

逐期记录应收金额或比例、付款触发条件、计划日期、发票要求和原文位置。使用“大约”“项目完成后”等模糊条件时，列入待确认。

第二步：关联交付和验收条件

把每一期回款与发货、交付、验收、报告或其他前置条件关联，记录完成状态及证明材料。条件未满足时，不仅显示日期，还要说明当前缺口。

第三步：匹配实际开票记录

核对客户抬头、税号、发票类型、税率、金额、开票日期和号码，将发票对应到具体付款期次。红冲、作废和重开发票单独记录。

第四步：匹配实际到账记录

根据财务确认的到账日期、金额、付款方和流水信息匹配合同及期次。部分到账、合并付款和无法识别款项应保留异常，不强行分配。

第五步：生成到期、逾期和冲突清单

按企业口径列出近期应开票、近期应回款、已经逾期、条件未满足及合同、发票、到账不一致事项，并写明销售和财务责任人。

第六步：人工复核并持续更新

财务确认发票和到账，销售确认客户与推进情况，交付确认验收条件。关闭节点时附上正式记录；客户沟通和催款方式由销售与财务共同决定。

可直接交给 WorkBuddy 的要求

请根据合同付款条款、交付验收记录、发票明细和财务确认的到账记录，建立开票与回款节点台账。

逐期输出：合同编号、客户、应收金额或比例、付款触发条件、计划日期、应开票信息、实际开票日期和号码、实际到账日期和金额、未收金额、责任人、原文或数据来源。
列出近期应开票、近期应回款、已经逾期、条件未满足、部分到账、无法匹配和数据冲突事项。
所有状态注明数据截止时间；CRM 与财务记录不一致时并列显示，等待人工确认。

不要猜测到账，不要自行分配不明款项，不要自动开票、催款或修改正式财务和 CRM 数据。

完成后应得到什么

• 合同分期与付款触发条件；
• 交付、验收和证明材料状态；
• 应开票与实际开票记录；
• 应回款、实际到账和未收金额；
• 近期到期、逾期和异常清单；
• 销售、财务和交付责任人。

结果检查

财务逐项核对发票和银行到账，销售核对客户与合同期次，交付核对验收条件。检查金额合计是否与合同、发票和到账记录一致，并确认数据截止时间。

抽查每个已完成节点有正式凭证，避免以客户口头承诺、付款截图或 CRM 手工状态代替财务确认。部分到账和跨合同付款要保留匹配依据。

异常处理

合同付款条件模糊、验收资料缺失或客户开票信息有误时，先由责任人补确认。CRM、财务和银行记录冲突时，以企业规定的事实源核实，不自动覆盖任何系统。

发现逾期后进入逾期应收分层流程，不能只自动发送提醒。涉及争议、退款、抵扣或暂停交付时，交销售、财务、法务和管理层处理。

WorkBuddy 能力边界

WorkBuddy 可以提取条款、匹配提供的数据、计算未收金额并生成提醒清单。只有实际授权连接相应系统时才能读取系统数据，且仍需核对业务口径。

开票、到账确认、催款和数据写入由有权限人员完成。WorkBuddy 不自动开票、不拨款、不发催收消息，也不认定客户信用状态。