用 WorkBuddy 生成标准报价单草稿

报价单重复、细碎，又直接关系价格和交付承诺。销售经常需要从客户询价里找型号和数量，再查产品清单、价格规则、库存、税费和交付条件，最后把这些内容排成公司规定的格式。任何一处抄错，都可能造成返工甚至商务损失。

这类任务输入和输出明确、规则可以提前说明、结果也容易人工检查，适合让 WorkBuddy 先生成草稿。最终价格、折扣、是否接单和对外发送仍由有权限人员决定。

场景价值

WorkBuddy 在这里承担的是整理和制单工作：从询价邮件、聊天记录或 Excel 中提取客户需要的产品，把客户写法与公司标准产品对应，调用已经批准的价格规则，形成待审核报价单。

销售人员可以把时间用在确认客户需求、判断竞争情况、设计报价策略和沟通交易条件上。使用这套方法的前提，是公司已有一份可用的产品清单和价格规则。

开始前准备

• 客户询价原文及附件；
• 公司标准产品或服务清单，包括正式名称、型号、规格和计价单位；
• 当前有效的基础价格、客户等级、数量折扣和特殊价格审批规则；
• 税率、币种、付款方式、运费、交付周期、报价有效期等商务规则；
• 公司报价单模板和销售主体信息；
• 可以审批价格和折扣的人员名单。

产品清单、价格表和模板必须标注版本日期。过期文件不要与当前版本放在同一批输入里。

具体步骤

第一步：提取询价内容并列出缺项

把客户邮件、聊天记录、表格或附件交给 WorkBuddy，让它逐项提取客户名称、联系人、产品描述、型号、规格、数量、交付地点、期望日期、币种和其他条件。

客户没有说明的内容应标记为“待确认”，不能根据历史客户或相似产品自动补上。先形成询价明细和问题清单，由销售确认后再继续。

第二步：匹配公司标准产品

用标准产品清单核对客户写法，输出“客户原文—公司产品—匹配依据—疑问”的对照表。名称相近但规格、材质、版本或服务范围不同的项目，要并排列出候选，不能擅自选择。

无法匹配的需求进入“非标准需求清单”，交给产品、售前或技术人员判断。

第三步：调用有效价格规则

在型号和数量确认后，根据客户等级、数量区间、区域、币种和已批准的特殊规则生成价格草案。每个单价都要标明采用的价格表版本和规则来源。

如果客户要求的折扣超过权限，WorkBuddy 只标记“需要审批”，不能把超权限价格写成已经批准的正式报价。

第四步：计算金额和商务条件

逐行计算数量、单价和小计，再计算税额、运费、其他费用和总价。付款方式、交期、有效期、质保和不包含事项应从公司规则或本次批准内容中读取。

同时生成一份计算明细，保留公式和取值依据，方便审核人员复算。

第五步：套用公司模板生成草稿

将客户信息、报价明细、商务条件、公司信息和版本号填入报价模板。文件标题明确写“待审核”或“草稿”，避免未经审批的文件被误发给客户。

如果模板有多语言或多币种版本，应先由销售选择版本，再生成对应内容。

第六步：完成人工审核和对外发送

审核人员依次确认客户、产品、数量、价格、折扣、税费、交期、付款条件、有效期和审批记录。修改后的正式版本重新编号并保存审批证据。

WorkBuddy 可以生成待发送邮件草稿，但不得自动发送报价单。销售确认收件人、附件和正文后再对外发送。

可直接交给 WorkBuddy 的要求

请根据客户询价、标准产品清单、当前价格规则和公司报价模板，生成一份待审核报价单草稿。

先提取客户、产品、型号、规格、数量、交付地点、日期、币种和特殊要求。缺失内容标记为“待确认”，不要猜测。
再把客户写法与标准产品逐项匹配，无法唯一匹配的项目列出候选和差异，不要自行决定。
只有在型号、数量和计价单位确认后才调用价格规则。每个单价注明规则来源和版本日期；超过折扣权限的项目标记为“需要审批”。
逐行计算小计，并单独列出税额、运费、其他费用和总价。保留计算明细供人工复算。
套用公司模板输出“待审核”版本，同时生成缺项清单、非标准需求清单和审批事项。

不要修改原始询价和价格表，不要自动发送文件。

完成后应得到什么

• 客户询价明细和缺项清单；
• 产品匹配对照表及非标准需求；
• 带价格规则来源的报价计算明细；
• 套用公司格式的待审核报价单；
• 需要价格、折扣或交期审批的事项；
• 待发送邮件草稿。

结果检查

先核对客户主体和收件人，再逐行核对客户原文、正式产品名称、型号、规格、数量和单位。随机抽取多个项目复算数量乘单价，并检查税额、运费、折扣和总价是否重复计算或遗漏。

继续检查价格表版本、币种、含税或未税口径、报价有效期、付款方式和交付周期。对所有“待确认”“需要审批”和“非标准需求”逐项关闭后，才能移除“待审核”标记。

异常处理

客户只发了图片或扫描件时，先把识别结果与原文件逐项核对；识别不清的内容保持空缺。多个价格表冲突时停止制单，列出版本日期和差异交给负责人确认。客户要求非标准配置时，不套用相近型号价格，转交相关人员评估。

总价与客户预算差异过大时，可以生成不同配置或数量的比较草案，但不能自行降低价格或删除必要项目。

WorkBuddy 能力边界

WorkBuddy 可以提取询价、匹配清单、按已批准规则计算、套用模板和发现缺项。它不能判断客户真实预算和成交策略，不能审批特殊价格、承诺库存和交期，也不能代表公司发送报价。

价格、折扣、税务口径、非标准配置和商务承诺均由有权限人员审核。正式报价必须保留版本、审批和发送记录。