24 · 基础能力篇
邮件与通知:让语气、对象和行动要求一次到位
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写邮件前先确定接收人当前处于什么状态,以及希望他完成哪一个动作。没有下一步的邮件,写得再漂亮也难推动事情。
本篇内容邮件的六个字段可复制指令发送前五项检查完成标准
写邮件前先确定接收人当前处于什么状态,以及希望他完成哪一个动作。没有下一步的邮件,写得再漂亮也难推动事情。

图:通用材料中的邮件内容设计界面,已由原文说明为脱敏画面。
邮件的六个字段
收件人:
对方已知信息:
本次目的:
核心事实:
希望对方完成的动作:
截止时间与附件:
可复制指令
请根据[材料]起草一封给[收件人角色]的邮件。
目的:[一个明确目的]。
正文结构:背景一句、核心事实、需要对方决定或执行的动作、截止时间、附件说明。
语气:[正式/友好/简洁],不得虚构承诺、日期和结果。
先展示主题、收件人、抄送人、正文和附件,本轮禁止发送。
发送前五项检查
收件人是否正确;主题是否一眼能看懂;正文中的数字是否有来源;附件是不是最终版本;行动和时间是否明确。
群通知也遵循同样结构,只是更短:发生了什么、影响谁、需要做什么、什么时候完成、问题找谁。
完成标准
接收人读完能够明确下一步;没有无依据承诺;附件、日期和名字正确;发送动作经过单独确认;发送后保留回执或失败说明。
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