06 · 使用篇
上传文件与选择本地文件夹:让千问办公读到正确资料
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文件任务最常见的失败来自输入范围:该读的没读,不该读的读了一大堆。稳定做法是先建立工作空间,再按最小范围授权。
本篇内容上传文件和授权文件夹有什么区别用四区结构管理文件让 AI 先生成输入清单批量文件先做样本文件路径要说完整完成标准
文件任务最常见的失败来自输入范围:该读的没读,不该读的读了一大堆。稳定做法是先建立工作空间,再按最小范围授权。

图:通用办公智能体资料中的文件处理风险分级,用于借鉴安全流程。
上传文件和授权文件夹有什么区别
上传文件适合单次、数量少、边界明确的任务。授权本地文件夹适合持续读取、批量处理或多轮项目。
第一次练习优先上传副本。需要长期项目时,再授权专用项目文件夹。桌面、下载目录、网盘根目录和公司共享盘的范围太大,不适合作为第一个工作目录。
用四区结构管理文件
项目名称/
├── 01_原始资料_只读/
├── 02_处理中间稿/
├── 03_正式输出/
└── 04_历史版本与备份/
把原始资料设为只读思维:任何修改都生成副本。中间稿允许反复改;正式输出只放已经验收的版本;旧版本进入备份。
让 AI 先生成输入清单
请只读取“01_原始资料_只读”文件夹。
先输出输入清单,包含:文件名、格式、大小、修改时间、可能用途、是否成功读取。
不要读取上级目录,不要修改、移动、重命名或删除任何文件。
对无法读取的格式单独列出,不要假装已经读取。
输入清单通过后,再交代正式任务。这样可以提前发现同名文件、旧版本、空文件和格式不支持。
批量文件先做样本
即使有 300 个文件,也先选 5—10 个代表样本。样本要覆盖常见格式、最长文件、异常文件和同名版本。小样本通过后,再扩大到一个子目录,最后才处理全量。
文件路径要说完整
“放到输出文件夹”可能对应多个位置。建议写清输入和输出:
输入:项目名称/01_原始资料_只读/
输出:项目名称/03_正式输出/资料清单_V1.xlsx
禁止覆盖:项目名称下所有已有文件
完成标准
- 千问办公只读取了指定范围。
- 输入清单与实际文件一致。
- 原始资料没有变化。
- 无法读取的文件被明确标出。
- 输出文件拥有清楚路径和版本号。
下一节将把“最小范围”扩展成完整的权限、确认和回退机制。
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