面试排期与面试官协调

场景

候选人、面试官和会议室三个日历反复协调，错一个时区或链接就可能导致面试失败。AI 可以汇总空闲时间、生成候选时段和通知草稿；是否读取日历、预订会议室和发送消息，取决于工具连接与授权，不能假设一句提示词就能自动完成。

输入

岗位与面试轮次、候选人可面时间、面试官授权共享的空闲时段、时区、会议形式、时长、缓冲时间、会议室或视频平台规则、联系人。只读取可用/不可用状态，不向候选人暴露面试官私有日程标题。候选人联系方式应受限。

操作

先确认轮次所需面试官与时长，过滤休假、重复预约和前后缓冲不足的时段。AI 形成 2—3 个候选时间，由 HR 或经批准的系统向候选人发送；候选人确认后再同时写入面试官日历、预订会议室并生成通知。通知包含时间与时区、地点/链接、面试形式、联系人和改期方式。每次改期要撤销旧日程并同步所有人，避免双重邀请。发生面试官临时缺席时，按预先约定的替补或重约规则处理。

提示词：

根据以下授权的空闲时段与面试要求，提出候选时间，并检查时区、面试官、会议室和缓冲冲突。生成给候选人与面试官的通知草稿；在得到确认前不要发送消息或创建正式日程。资料：〔内容〕。

验收与来源

抽查候选人和面试官收到的是同一时间、同一链接，旧邀请已撤销。A0348《HR 必看：AI 筛简历 500 份只要 10 分钟》提出读取空闲时段、候选确认后建日历事件的流程；A0411 说明协调时间是招聘重复工作。自动化能力需按实际连接器和权限测试，材料里的“10 分钟”不构成保证。

排期冲突示例

候选人提供“周三下午有空”，面试官日历显示 14:00—15:00 空闲，但面试需要 60 分钟并预留 15 分钟记录时间，15:00 紧接着有会议。这一时段就不应直接推荐。若候选人在另一时区，“周三下午”需要换算并在通知中同时显示当地时间与北京时间。会议室也不能只看日历空闲，还要检查是否支持视频设备和无障碍要求。

候选人体验与隐私

首次邀请应说明面试轮次、参与角色、预计时长和改期办法，不把面试官内部评价材料发给候选人。若系统接入日历，尽量只读取忙闲，不读取会议主题和参会人员。通知发送后保留确认状态，未获候选人确认时不要把候选时段当成已锁定面试；改期必须取消旧会议，避免候选人点进失效链接。

一个可执行的排期状态机

候选人给出可选时间后，系统只能生成“建议时段”；面试官忙闲与会议室都确认后，状态才是“待候选人确认”；候选人明确回复后才进入“已预约”。若候选人要求改期，旧预约要先标“待取消”，通知所有参与者，再创建新预约。面试当天开始前可发送一次提醒，但不应反复轰炸候选人。每个状态都有责任人和时间戳，避免 HR 以为 AI 已经发出邀请，实际只生成草稿。

用人部门要提前确定轮次与面试官，不然排期工具会把“谁来面”也当成自己可决定的问题。候选人提供的可用窗口可能是口头描述，需要 HR 确认时区与日期。日历连接若只返回忙闲，AI 不应推测为什么忙；若未获连接权限，就用用户提供的时间表工作，不能声称自动读取了日历。

验收时选择跨时区、多面试官、临时改期与会议室冲突四种样本。核对候选人、面试官和会议室三处日程一致，链接可用。对取消或未确认的候选人，不应留下长期有效的会议链接或无必要的个人信息。

交付与验收清单

• 候选人与面试官时间、时区及链接一致。
• 会议室、缓冲时间和多面试官冲突已检查。
• 未确认时段未被误标为已预约。
• 改期会取消旧邀请并通知所有参与人。

日历读取只能在授权范围内进行；没有连接时应承认仍需人工核对。