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033 · 入职与试用期管理

员工档案信息提取与建档

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这个场景解决什么问题

员工入职后，姓名、工号、部门、岗位、合同、培训和薪酬信息可能散在表格及多个文件夹。若只按姓名归档，同名员工会混淆；若直接让 AI “自动整理全部档案”，又可能移动原件、覆盖旧版本或扩大敏感信息访问范围。本场景在 HR 确认入职材料后，以员工唯一编号建立基础档案、提取必要字段并关联原始文件。AI 生成待核对档案与迁移建议，正式写入人事系统由授权 HR 完成。

适用范围

  • 新员工入职，需要从已核验材料建立电子档案。
  • 旧档案散在文件夹，需按员工唯一编号重新索引。
  • 后续转正、调岗、合同续签需要在同一档案下保留时间线。

“建档”不等于把所有证件和薪酬资料放进一个人人可见的文件夹。不同字段应按用途与权限分区。

需要准备什么

  1. 企业人事系统或档案主数据的字段字典、唯一员工编号规则。
  2. HR 已核验的入职信息表、合同与适用的证明材料。
  3. 原档案文件索引及文件类型、版本、签署状态。
  4. 不同角色的访问权限、保留期限、更新审批和备份规则。
  5. 姓名更改、同名员工、部门调整等特殊情况处理规则。

具体操作步骤

第一步：明确主档与附件的分层

主档只放日常人事管理必需的字段，例如员工编号、姓名、部门、岗位、入职日期、在职状态、直属上级及当前合同状态。身份信息、银行账户、薪酬等敏感资料放在受控区域，仅在确有必要的流程中访问。A0342 提出按工号和姓名分类，并分身份证件、合同、薪资、培训目录；实际权限不应因为放在同一员工目录就变成相同。

第二步：逐文件提取并保留来源

从已经过 HR 核验的表格与文件提取字段，记录来源文件、页或字段位置、提取时间和核验状态。同一字段不一致时并列显示：例如录用审批表写“产品运营”，合同写“运营经理”，先请 HR 确认哪一份为正式口径。不能只选更新日期较晚的文件覆盖旧值。

第三步：检查身份关联与重复建档

优先用企业员工编号或批准的唯一 ID 关联文件，姓名只能辅助定位。员工尚无正式工号时使用临时入职编号，并在正式分配后保留映射。同名、同手机号或名字改写的记录进入待核对清单，不让 AI 自动合并。找不到归属的旧文件放在“待确认”索引中，原件不移动。

第四步：生成待审档案与变更时间线

主档输出当前值和核验状态；附件清单输出类型、路径、版本、签署日期与访问级别。转正、调岗、薪酬变动或合同续签作为事件追加，保留生效日期和审批来源，而非覆盖历史。A0637 提到转正后更新档案，X0122 提醒员工信息会被其他业务模块引用；因此改主档前还要确认下游系统的同步关系。

第五步：HR 复核后正式写入

先小样本核对姓名、工号、部门、日期和合同，再由授权 HR 通过企业批准的方式写入 HRIS 或档案系统。记录导入批次、成功数、失败数与回滚方式。没有系统接口或权限时，本场景只交付待导入表格，不能声称已经建成正式档案。

可以直接参考的提示词

请只读 HR 已核验的入职信息表和受控档案索引，依据企业字段字典制作“待 HR 审核的员工主档导入表”和附件索引。不要移动、删除或改写原始文件，不自动写入 HRIS。

字段字典及员工编号规则：【粘贴】
已核验员工名单与材料路径：【粘贴】
各类资料访问级别与版本规则：【粘贴】

逐人输出主档必要字段、来源、核验状态；敏感字段只在有权限的单独表中列出，不复制到通用摘要。
检查同名、临时编号与正式工号映射、重复建档、字段冲突、合同版本和签署状态。
为每人制作附件索引和入职后变更时间线。无法确认归属的文件列“待确认”，不强行分配。最后输出导入前人工核对清单与失败处理建议。

最终会得到什么

  • 按员工唯一编号生成的待审主档表。
  • 带来源、版本和访问级别的档案附件索引。
  • 重复、字段冲突和文件归属不明清单。
  • 后续人事变更可追加的时间线结构。

验收检查

  • 工号或受控唯一 ID 为主关联键，未用姓名单独判断身份。
  • 主档必要字段与敏感附件分区，权限符合岗位职责。
  • 字段来源和核验状态可追溯，冲突没有被静默覆盖。
  • 合同、薪酬与培训等历史版本保留，变更有生效日期。
  • 原件没有被擅自移动或删除，正式导入有 HR 确认。
  • 导入成功、失败与系统回写结果得到核对。

常见问题

旧档案只有姓名，没有工号，可以自动归档吗？

只能生成疑似关联清单，请 HR 借助入职日期、部门和受控资料核对。单靠姓名归档会误合并同名员工。

已有新的合同，旧合同要不要删除？

一般应按企业档案与保留规则保存历史版本，标明生效和失效日期。AI 不应自行删除或覆盖旧合同。

可以把身份证、银行信息放进普通员工查询表吗？

不应为了“查询方便”扩大敏感字段范围。查询表只提供业务所需的最少字段，敏感信息由受控流程访问。

人工复核、风险与责任边界

AI 可提取、对照和制作索引，不能验证证件真实、决定法定保存要求或管理系统权限。A0342 与 A0345 的“根据文件名移动归档”只是操作示例；缺乏可靠身份关联时直接移动原件风险较高，本篇采用先索引、再审核、后正式入库。A0451 的集成平台是方案设想，不代表当前企业已有 HRIS 接口。

参考材料