022 · 简历筛选与人才搜寻
候选人沟通内容与邀约信息生成
这个场景解决什么问题
招聘 HR 同时跟进多人时，需要发送初次沟通、补充资料、面试邀约、改期、结果告知等信息。复制统一模板容易写错姓名、岗位、时间、地点；让 AI 直接“自动给所有人发”又可能在面试官档期未确认时造成大面积误约。本场景用 AI 根据已确认的候选人状态生成分层沟通草稿，并在发送前核对关键字段。AI 写草稿，HR 掌握发送时机和最终内容。
适用范围
- 一批候选人进入同一轮面试，需要生成个性化邀约草稿。
- 多个岗位同时推进，要依据候选人的实际阶段使用不同话术。
- 改期或补充材料时，需要让信息一致、礼貌且便于回复。
候选人是否通过、是否发 Offer、薪酬或入职日期尚未确认时，不能让 AI 以正式结论口吻通知。拒信或结果反馈尤其需要 HR 审核。
需要准备什么
- 候选人内部编号、姓名、本人使用的沟通渠道、投递岗位及当前阶段。
- 已确认的面试轮次、日期、时区、地点或会议链接、面试官及联系方式。
- 企业现行邀约、改期、结果告知模板和语气要求。
- 哪些人允许联系、哪些人已退出流程或不希望继续接收消息的状态记录。
具体操作步骤
第一步：先核对状态，不从简历推断
从招聘台账提取本次真正需要联系的人，按初次沟通、进入下一轮、待定、未通过、改期等状态分组。A0342 提出分层话术和复试邀约，但原文示例把 12 人统一安排在周四 14:00；实际使用前必须确认是单场集体面试还是每人独立时段，不能把同一时间无差别套给所有人。
第二步：锁定每条信息的事实字段
用结构化表格列出收件人、岗位、轮次、日期时间、时区、形式、地址或链接、预计时长、准备事项、回复截止时间及改期方式。缺少任何关键字段时先标【待确认】；尤其核对会议链接权限、线下面试的楼宇入口和候选人电话是否仍有效。
第三步：分别生成草稿
面试邀约先明确“邀请参加哪一轮、何时何地、如何确认或改期”；初次沟通先交代身份、岗位机会及是否方便继续交流；补充资料只要求与岗位直接相关且企业允许收集的内容。不要在群发文案里暴露其他候选人的姓名或联系方式。对待定人选避免说“已经通过”；对未通过人选避免未经核实地列举能力缺陷。
第四步：逐条复核后再发送
先让 AI 做字段一致性检查，再由 HR 逐条核对姓名、称谓、岗位、时间、链接、状态和收件渠道。发送应通过获准的渠道由 HR 操作，或在已有审批和确认机制的系统中执行；本场景不默认自动发送。记录发送时间、候选人回复、改期及下一动作。
第五步：处理回复与变更
候选人确认后更新阶段台账；若提出改期，先协调面试官和会议资源，再生成更新版通知，同时明确旧安排已失效。若迟迟未回复，提醒次数和时间应遵守企业沟通规范，不让 AI 无限追发。
可以直接参考的提示词
根据招聘台账和企业标准话术，为以下候选人生成“待 HR 审核”的沟通草稿。不要发送消息，也不要改变候选人状态。
候选人及状态表：【粘贴本次需要联系者的必要字段】
已确认面试安排：【按候选人逐条列出；未确认写“未确认”】
企业标准话术与禁用表达：【粘贴】
先检查每人的岗位、阶段、时间、时区、地址/会议链接、联系人是否完整且不冲突。缺失项单列【待确认】，不得自行填补。
然后分别生成：初次沟通、面试邀约、改期或结果告知中实际适用的草稿。每条只包含该候选人的信息，结尾给出明确的回复或改期方式。
最后输出“收件人—岗位—阶段—时间地点—草稿—需 HR 确认事项”的核对表。未获正式确认的录用、薪酬和未通过结论一律不得写出。
最终会得到什么
- 按候选人阶段区分的沟通草稿。
- 面试安排关键字段核对表。
- 待确认、冲突和不能发送的消息清单。
- 发送、回复与改期的后续记录。
验收检查
- 每条草稿只使用该候选人的真实状态和已确认安排。
- 日期、星期、时区、地点或会议链接互相一致。
- 未将群体名单、其他人的信息或内部评价发送给候选人。
- 待确认安排、结果或待遇没有被写成承诺。
- 发送前 HR 已复核，回复与改期进入台账。
常见问题
12 位候选人能不能统一约在周四 14:00？
只有确认为集体面试或确有多个并行面试时段才可以。单独面试应按人分配时间和面试官，并检查日历冲突。
AI 可以自动给“未通过”者生成具体原因吗？
可以辅助润色已经确认且适合对外说明的反馈，不能根据简历或模型分数编造原因。正式结果由招聘 HR 审核。
候选人回复“有空”，是否等于确认安排？
要看他确认的是哪一天、哪一轮和哪种形式。模糊回复应进一步核实，不能让系统擅自更新为“已确认”。
人工复核、风险与责任边界
AI 主要减少重复撰写和字段遗漏。A0342 只提供“分层话术”和复试邀约示例，没有证明自动发送的安全性或效果。候选人体验、个人信息保护、正式招聘结论和实际发送责任由 HR 承担。
参考材料
- 《HR 必看｜WorkBuddy 人力资源实操教程》：提供阶段话术和复试邀约示例；自动发送部分不在本场景内。