人事材料分类归档与文件清单生成

这个场景解决什么问题

同一员工的合同、证件、培训记录可能散在不同目录，文件名既有“张三合同最终版”，也有扫描设备自动生成的数字串。靠人工逐个打开、移动，容易把同名员工混淆或覆盖旧版本。AI 可以先生成文件清单与归属建议，再在 HR 确认后批量复制到新目录；原始档案保持不动。

准备材料与权限

准备待整理目录、员工编号与姓名对照表、企业要求的材料分类和必备材料清单、存储位置及访问权限。证件、薪资、体检等资料敏感度不同，不宜让所有档案使用同一共享权限。首次处理应先拿少量不同类型文件验证分类规则，再扩大到整个目录。原材料建议用 OCR 识别图片和扫描件；实际使用须确认工具可处理这类文件，识别失败就进入待确认清单。

具体操作步骤

第一步：只读盘点

列出全部文件的原路径、文件名、格式、大小、可读状态和可能归属员工。以员工编号匹配优先，同名只用来核对；无法确认归属的文件不强行分配。重复文件及不同版本要分别登记。

第二步：判定材料类型

依据文件内容或文件名，建议分类为身份证件、劳动合同、薪资记录、培训记录等企业实际使用的类别。文件名与内容矛盾时以“待复核”处理。对于扫描件，仅凭局部识别结果不足以确认文件完整性，应提示 HR 看原件。

第三步：预览归档方案

输出“原路径—建议员工编号—建议类别—新路径—判定依据—疑问”的映射表，并列出重名、重复、版本冲突和无法归属项目。先请 HR 确认规则及异常项。未经确认不得直接批量移动或覆盖原件。

第四步：复制归档并生成索引

获确认后，将文件复制到“员工编号/材料类型”目录；若命名需标准化，保留原名与新名映射，不以姓名作为唯一标识。归档索引记录员工编号、文件类型、版本、原路径、新路径、归档时间和操作人。根据企业必备材料清单检查缺失，但“没有在当前目录找到”只表示待查，不等于员工确实未提交。

可以直接参考的提示词

请只读“员工档案待整理”目录和员工编号对照表，先输出预览，不要移动、重命名或删除任何原文件。

逐份列原路径、文件名、格式、可读状态；按员工编号判断归属，建议分类为【企业已确认的类别】。若姓名重复、编号缺失、内容与文件名矛盾、存在多个版本或识别不清，放入待确认清单。

输出原路径与建议新路径映射表、判定依据、疑似重复清单和按员工编号统计的材料完整度。只有在 HR 审核映射表后，才按确认结果复制到新目录；复制后生成索引和未处理文件清单，原目录保持不变。

验收检查

• 原目录文件数量和内容没有被改动
• 每份新文件可从索引追溯到原路径
• 同名员工通过员工编号区分
• 待确认、重复和版本冲突文件没有被静默归档
• 材料完整度依据企业清单计算，缺失与未找到区别表述
• 敏感类别仅对授权人员开放

常见问题与边界

为什么先复制不直接移动？ 批量归档初期可能发生分类错误。保留原件便于回退和核查；原材料虽然提出直接移动和重命名，正式档案操作应优先采用可恢复的流程。

OCR 识别出姓名就能归档吗？ 不能，姓名重复、扫描错误和无关人员出现在文件正文里都可能误导归属。关键档案必须结合员工编号和人工核验。

参考材料

• 《HR/行政人员的 WorkBuddy 使用手册 5 个高频场景实操案例》：提供按员工及材料类型分类、待确认目录和完整度报告的示例。
• 《万字长文：【HR/人事/行政】 WorkBuddy 提效实战（附详细提示词）》：提出识别文件类型、标准化命名并生成档案索引的做法。