劳动合同信息提取与台账生成

这个场景解决什么问题

劳动合同分散在纸质扫描件、Word 文件和员工档案中，HR 要查某人的合同期限、签署状态或当前有效版本，往往先翻文件再手工填表。AI 可以从获授权的合同文本中提取字段，形成可回到原件核对的台账，并把缺页、未签署、多个版本冲突等问题单列。合同原件及正式人事系统仍是依据，AI 台账只是辅助索引。

使用前准备

准备合同原件的可读取副本、员工编号与姓名对照表、已有合同台账、补充协议和变更记录，以及企业确认的字段口径。限定处理人员和存储位置；身份证号、住址、薪资等敏感信息只在确有业务需要时提取，展示版可脱敏。扫描件识别质量差时，先标记无法识别，不应猜测字符。

具体操作步骤

第一步：盘点合同文件

为每份文件记录文件名、路径、格式、页数或可读状态、可能归属员工。重复文件不立即删除；同名不同内容的合同必须分别保留。按员工编号关联，姓名仅作辅助核对，避免同名员工串档。

第二步：提取关键字段

依据合同文本提取合同主体、员工编号或姓名、合同类型、起止日期、岗位、工作地点、签署日期、签章状态，以及是否存在补充协议。每个字段同时记录原文件、页码或段落位置和提取置信情况。文本里没有的字段留空，不用入职日期代替签署日期。

第三步：识别版本与冲突

同一员工存在多份合同时，按签署时间与文件内容排列，并列出续签、变更和补充协议关系。不能仅凭文件创建时间认定“最新版”。合同与花名册的岗位、日期不一致时，单列差异交 HR 核对；不自动修改任何原件或系统字段。

第四步：生成台账和核验任务

台账至少保留员工编号、合同类型、开始日、结束日、签署日、文件位置、版本状态、待核验问题及核验人。无固定期限或以完成任务为期限的合同不强填到期日。将缺页、签章不清、日期冲突和无法归属员工的文件做成独立异常清单，HR 对照原件确认后再写入正式系统。合同到期提醒属于场景 040。

可以直接参考的提示词

请只读“劳动合同待整理”目录、员工编号对照表和现有合同台账，生成合同信息核验稿。

先列出每份文件的文件名、路径、可读状态和可能归属员工。逐份提取合同主体、员工编号/姓名、合同类型、起止日期、岗位、工作地点、签署日期、签章状态及补充协议信息；每个字段附原文件和页码或原文位置。没有写明的留空。

以员工编号关联，列出同一员工多份合同的关系与冲突；不得仅按文件名或创建日期认定有效版本。输出合同台账、无法识别文件、字段冲突和原件核验清单。不要改动原文件，不要代替 HR 判定合同效力。

怎样验收

从台账抽查不同类型合同，逐字段回看原件；重点核对起止日期、签署日期、签章和版本关系。确认所有合同文件都进入盘点清单，无法归属和无法识别文件没有消失；敏感字段的访问范围符合企业要求。正式台账写入须由 HR 授权人员完成。

常见问题与边界

文件名写“已签”，能否认定已签署？ 不能，要看实际签署页及原件。AI 识别到签名图形也不能独立证明法律效力。

两份合同日期不同怎么办？ 并列记录并核查签署、续签或变更关系，不由 AI 选择一份覆盖另一份。涉及期限、补偿或争议的解释交 HR 和法务。

参考材料

• 《HR/行政人员的 WorkBuddy 使用手册 5 个高频场景实操案例》：提供按员工归档和生成文件清单的操作思路。
• 《企业人力资源 SOP 标准化管理手册》：说明签订、续签、变更、终止都需有相应文件记录。

以上来源没有给出完整的“合同字段提取台账”现成流程；字段设计和核验步骤是基于归档与合同管理需求整理的落地方法，不应理解为原文实证结果。