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032 · 入职与试用期管理

入职材料清单生成与完整性检查

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这个场景解决什么问题

新员工报到前后，HR 要收集个人信息、办理合同签署、确认学历或岗位资质、安排薪酬社保等事项。不同岗位和用工类型的要求并不一样；一份通用“身份证、银行卡、体检报告全都要”的清单容易过度收集，也可能遗漏真正必需的文件。本场景从企业当前制度和已批准入职信息生成个人材料清单，再对已收到文件逐项检查“已收到、缺失、待核验、已签署”。AI 负责发现缺口，HR 核实真实性与合规性。

适用范围

  • 多名新员工集中入职，需生成各自清单和跟进表。
  • 劳动合同、保密协议、员工手册签收等文件需要核对状态。
  • 候选人已发材料，HR 想快速知道少什么、谁负责催办。

具体收集项目必须依据岗位、用工类型和企业制度确认。不要照搬文章中的材料清单，把所有证件、报告和银行信息当作每个人都必须提供。

需要准备什么

  1. 已确认的入职名单：内部编号、岗位、部门、用工类型、报到日期、工作地点。
  2. 当前有效的入职政策与岗位适用材料规则。
  3. 企业合同、保密协议、签收单等受控模板及签署流程。
  4. 已收到材料的文件索引和签署状态，不必将敏感原件复制给 AI。
  5. 资料收集、存储、访问及补交期限的规则。

具体操作步骤

第一步：按人确定适用清单

先区分劳动合同员工、实习、兼职或其他用工情形，再按岗位是否有特定资质要求、是否涉及差旅或设备等补充项目。每项列出“为何需要、由谁提供、何时提供、谁核验”。A0502 提供从新员工信息表生成个性化指引和材料清单的工作流，但其身份证、学历、银行卡、体检等仅是示例，正式清单由本企业规则决定。

第二步：区分材料与签署任务

候选人提供的证明文件、企业生成的劳动合同或协议、入职当天签收的手册与已经办理的系统事项，应分组管理。合同已生成不等于双方已签；文件已上传也不等于 HR 核验通过。A0345 提到根据员工信息表批量填合同模板，属于文档生成动作，仍须单独检查模板有效性、金额和签署状态。

第三步：对照已收到文件检查完整性

对每个人输出应有文件、收到时间、版本、状态和缺失原因。无法辨认、过期、姓名与入职名单不一致、重复上传等情况标“待人工核验”。AI 不以图片或文件名推断证件真实，也不使用简单长度规则判断银行卡等敏感信息有效。完整性只说明有没有、版本对不对；真实性由授权人员按制度核查。

第四步：生成有边界的补交提醒

只对缺失或需更正项目生成提醒草稿，写明安全提交方式、截止日期和 HR 联系人。不要在公共群里点名员工的证件、银行卡或健康资料。涉及材料要求争议时先由 HR 解释依据，不让 AI 用命令式模板催收。

第五步：入职后确认归档状态

HR 完成核验和签署后更新清单，并把正式文件按企业档案规则归档。A0502 的“齐全后自动归档”可作为流程目标，但归档路径、权限和是否允许自动操作必须事先配置；本场景默认只生成确认单和待办，不自动移动原件。

可以直接参考的提示词

请根据企业当前入职材料规则、已确认的新员工名单和已收到文件索引，为每位新员工制作入职材料清单与完整性检查表。原始文件只读，不查看不必要的敏感内容，不自动发送提醒或移动档案。

入职规则与岗位差异：【粘贴】
新员工必要信息：【内部编号、岗位、用工类型、报到日期】
已收到材料索引及签署状态：【粘贴】

先逐项写明适用依据、提交人、截止日和核验人；不适用项目不要强行列为缺失。
把结果分为“已收到待核验”“核验通过”“未收到”“版本/签署状态异常”。合同生成、双方签署和归档状态分别记录。
输出每人的补交事项、负责人、最迟处理日和一条待 HR 审核的私密提醒草稿。对真实有效性、法律合规性及争议事项标【需人工确认】，不要自行判断。

最终会得到什么

  • 与岗位、用工类型相匹配的个人入职材料清单。
  • 材料收到、核验、签署与归档的状态表。
  • 缺失及异常材料的跟进任务。
  • 可由 HR 审核后发送的补交提醒草稿。

验收检查

  • 只要求本次入职确有必要的材料，有企业规则依据。
  • 合同生成、已签署、已归档三个状态未混同。
  • 文件名相似但员工不同、版本过旧等异常已标出。
  • 敏感文件未被复制到无权限的工作区或群聊。
  • HR 核实真实性和最终完整性，AI 未替代签署或系统录入。

常见问题

材料文件夹里已有身份证照片，就算完成了吗？

不算。还需确认文件属于正确员工、清晰可用、收集有依据，并由 HR 按制度核验。AI 的“发现文件”只是收到状态。

合同模板可以直接为十个人批量生成并打印吗？

可批量生成待审草稿，但姓名、岗位、薪酬、期限与模板版本必须逐人核对；签署流程也要单独完成。文章中的“十分钟不会出错”不是质量保证。

缺银行卡信息，能在群里提醒吗？

不宜在公共群公开敏感信息的缺失情况。通过企业批准的私密、安全渠道沟通，告知提交方式与负责 HR。

人工复核、风险与责任边界

AI 适合整理应收、实收和异常，HR 负责必要性、真实性、签署与归档。A0342 提到提取身份证号和银行卡号，但“身份证 18 位、银行卡 19 位”不足以验证真实有效，更不能当通用规则。A0339 把合同、社保、培训和“离职风险评估”打包成自动流程，后者与入职材料完整性无关且缺乏依据，本篇不采用。

参考材料