晋升材料整理与资格检查

场景边界

晋升时，HR 往往要反复查申请表、绩效记录、任职要求和审批链。AI 可以按企业现行有效 制度整理材料、标出缺件和明显不符项；不能替企业决定谁该晋升，也不能把网上某篇“人力资源管理制度”当成贵公司的规则。

准备材料

先确认本次晋升适用的制度版本、职级与岗位任职条件、申请/推荐表、考核周期与数据口径、能力或实操评价、奖惩记录、审批流程。不同类型晋升可能适用不同标准，不能混查。个人信息只交给有权限的经办人员和经批准的工具。

逐项操作

第一步把制度原文拆成可核查条件，并保留条款号、版本、生效日期和例外审批规则；模糊条件如“突出贡献”单列人工评价，不能变成 AI 自造分数。第二步把申请人的材料与条件一一对应，输出“符合、有待补件、需要人工判断、表面不符”四类状态。第三步对缺件生成补充清单，包括文件名、责任人、截止时间；对条件冲突列出需要 HR 核对的原始记录。第四步由 HR 审核后交评审与审批人员，不在 AI 输出上直接发晋升通知。

例如制度要求连续两次考核达到某等级，但只提供最近一次结果，结论应是“缺上次考核证据”，而非“符合”或“不符合”。若制度版本已经更新，应重跑核查。

提示词

只依据我提供的本企业晋升制度与本次申请资料，做资格材料核查。先列出每项条件的制度条款号和适用范围，再输出申请人、条件、现有证据、核查状态、缺件或争议、人工复核人。不能以外部文章代替制度，不能将模糊评价条件自行量化；缺失写待核实。资料：〔制度版本〕〔脱敏申请材料〕。

验收与来源

HR 对照原制度抽查每条判断，重点检查周期、岗位类型和例外审批；记录人工更正。A0546《人力资源管理制度》展示了申请、资格审核、考核评估、审批和交接等环节，只能作为流程示例，不是企业可直接套用的有效制度。本文的四状态核查和字段设计为落地建议。

检查表应如何落地

以“从专业岗升至高级专业岗”为例，制度可能同时要求最近两个考核周期达到指定等级、完成项目交付、通过专业评审。AI 第一轮只提取制度条款与材料清单；第二轮逐人核对。某申请人有两份绩效结果，却没有项目验收记录，状态是“资料不完整”，不能因为主管评价优秀就自动补上。若制度允许特殊贡献破格，须另列破格依据、审批人和记录，不能混入常规资格判断。

需要重点防的错误

同名员工记录串人、旧制度条款仍被使用、考核周期跨年导致漏算、岗位序列不同却套同一晋升条件，都会使检查表看似完整却结论失真。输出应保留“原制度原文—申请人证据—核查状态”三列并排。正式晋升还有考核评估、审批和必要的员工告知环节，材料齐全只代表可以进入下一步，并非已晋升。

资格核查与评审判断分两步

第一步是可核事实：申请人是否属于适用岗位序列，考核记录是否覆盖规定周期，规定材料是否齐全，必要的专业资格是否在有效期内。第二步是需要人评的内容：贡献是否突出、是否具备更高岗位的判断力、管理能力如何。AI 可以把材料按条件整理，不能把“突出贡献”自动算成分数。对破格条款，列出制度授权、申请理由和额外审批，不把例外藏在常规流程里。

同一申请材料可能在多个系统里出现不同版本。AI 应优先展示冲突，例如主管推荐信写“连续两次优秀”，绩效系统只有一次优秀、一次良好；HR 核对原记录，而不是按更有利的版本填。若某项资料缺失，列责任人和补齐时间；不因文件缺失直接认定员工不符合资格。

最终输出是资格审核表和待评审问题。它要能让评委快速看到依据，也要允许申请人核实自身资料。通过资格审核后仍要进行必要的专业评估和正式审批；未获批准前，任何通知都应写“进入评审”，不能写“已晋升”。

交付与验收清单

• 制度版本、岗位序列和考核周期正确。
• 每项资格条件可点回证据或标缺件。
• 破格与主观评价单独交人工评审。
• 材料齐全未被写成晋升已批准。

申请人应能核实用于审核的个人记录，减少同名和过期资料造成的错误。