请假加班与出勤记录核对

这个场景解决什么问题

打卡、排班、请假申请和加班审批往往来自不同系统。月末只看打卡表，会把已批准的请假算作缺勤，也可能把有打卡的延时工作直接算成已确认加班。AI 的作用是按员工和时间段把记录放到同一张核对表，指出不一致，由 HR 和主管确认事实及适用规则。

需要准备什么

原始打卡、排班及调班记录，请假申请与审批状态、加班申请与审批状态，出差/外出/补卡记录，员工编号对照表，以及企业当前工时制度和结算口径。时间区间、小时与天数的换算、跨夜班次的归属必须先明确。数据涉及健康、病假等隐私时，输出给主管的版本只保留必要信息。

具体操作步骤

第一步：把不同记录对齐

按员工编号、日期和具体起止时间建立统一索引；统一时间格式，但保留原始记录。请假跨多日时拆成各日时间段，排班跨午夜时按企业规则归属。审批时间与申请时间分别保留，不能把“已提交”当“已批准”。

第二步：找出重叠与空白

检查请假时段与打卡、排班是否冲突；检查有加班申请却没有对应工作记录、存在延时打卡但没有申请、请假与加班在同一时段重叠等情况。延时打卡可能来自忘记签退、工作安排或个人原因，只能标记待核实。

第三步：核对状态和工时

对每条请假与加班记录列申请编号、类别、起止时间、审批状态、对应打卡、排班工时和差额。经批准的记录按企业规则给出建议归类；待审批或冲突项不进入正式汇总。不同工时制度及法定节假日应分开统计，不混用一套计算公式。

第四步：形成确认与交接清单

输出员工级对账表、差异清单和需主管/员工确认的事项。确认后形成带版本和确认人的月度结果，再交薪酬环节。AI 不自动扣假、抵调休或计算加班费，也不直接改写考勤系统。

可以直接参考的提示词

请只读【月份】的打卡表、排班表、请假/加班审批记录和出差、补卡记录。按员工编号与具体时间段关联，保留每条记录原始行号及申请编号。

1. 统一时间格式，明确跨日班次与跨日请假的归属。
2. 区分申请中、已批准、已驳回；检查请假与打卡、加班与打卡、请假与加班之间的冲突或缺口。
3. 输出员工级核对表：排班时段、实际打卡、请假时段及状态、加班时段及状态、差异、来源。
4. 无审批但有延时打卡、已批准但无对应记录、时间重叠等情况单列待人工确认。
5. 不自动认定旷工或加班，不计算工资，不修改原始记录。

验收检查

• 所有汇总值可追溯到原始打卡及审批编号
• 跨夜、节假日、半天假和调班样本被人工抽查
• 申请中与已批准没有混算
• 延时打卡没有自动变成加班，缺卡没有自动变成旷工
• 月度结果有主管和 HR 的确认记录

常见问题与风险边界

没有加班审批，就一定不用处理吗？ 不能仅凭审批缺失下法律结论。应记录实际工作线索、安排与沟通证据，再由 HR/法务审查。原材料中“未审批即无法认定加班”的说法不宜当作通用法律规则。

能否直接按软件算出的加班时长发薪？ 不能。先确认工时制度、工作事实、审批与适用支付规则，再由薪酬人员复核。

参考材料

• 《考勤还能这么玩？宜搭考勤：AI 让考勤管理更简单高效！》：提供请假、加班、出勤及审批记录在考勤系统关联的思路。
• 《万字长文：【HR/人事/行政】 WorkBuddy 提效实战（附详细提示词）》：提供考勤清洗、异常核对及与薪酬表交叉校验的做法。