劳动合同到期与续签提醒

这个场景解决什么问题

合同到期管理容易出现两个断点：台账里的日期未随补充协议更新，以及 HR 知道到期却未及时推动业务部门和员工沟通。AI 可以按已经核验的合同台账筛选到期人员、倒排内部任务、起草提醒，但续签、终止、合同类型转换及通知方式须由 HR 和法务判断。

需要准备什么

经 HR 核验的合同台账及原件位置、补充协议、员工在职状态、用人部门负责人、企业现行续签流程、沟通模板和提醒周期。原材料中的“到期前 30 日评估、提前 15 日沟通”是某份企业制度的示例，不等于所有企业的法定统一期限。应先依据企业规则和适用法律确定本次节点。

具体操作步骤

第一步：生成到期候选清单

在指定统计日筛出未来 90/60/30 天到期的合同；这几个窗口可按企业需要调整。每条列员工编号、部门、合同类型、合同结束日期、原件位置、是否有补充协议和日期核验状态。无固定期限合同不放进“即将到期”列表。已离职、已续签但台账未更新的记录列为数据修正任务。

第二步：复核日期与特殊情形

对临近到期记录回看合同和变更协议，核对是否存在续签次数、特殊保护情形、争议或审批中的变更。AI 只标记需要 HR/法务复核，不自动推断适用法律后果。日期冲突时暂停自动提醒，先确认正确版本。

第三步：倒排沟通与审批任务

根据已确认的内部流程，为业务负责人评估、HR 审核、员工沟通、合同文本准备、签署和归档设置责任人及截止日。给主管的提醒重点是决定所需信息，给 HR 的提醒重点是手续与材料，给员工的正式通知须先经授权人员审核。

第四步：维护处理状态

将每人状态记录为“待评估、待沟通、待签署、已签署待归档、已完成、待法务处理”等，并附证据链接与更新时间。AI 可以每周生成逾期清单，但不要因为内部审批状态显示“续签”就把合同标成已签署；以实际签署文件为准。

可以直接参考的提示词

请读取已核验的劳动合同台账、补充协议清单和本企业续签流程。统计日为【日期】，只生成内部工作清单，不自动发送通知或修改人事系统。

1. 筛出未来 90、60、30 天到期的固定期限合同，列员工编号、部门、到期日、合同原件位置和日期核验状态。
2. 排除已离职、已续签且有签署证据的记录；冲突或缺少原件者单列待核验。
3. 按企业已确认的流程倒排部门评估、HR 审核、员工沟通、准备文本、签署、归档节点，标责任人和截止日。
4. 生成面向主管、HR 的内部提醒草稿和逾期清单。涉及员工的正式通知只给草稿，标记需 HR/法务审核。
5. 不判断是否必须续签、是否应终止或应支付何种费用。

验收与风险

至少核对到期人员是否完整、日期是否来自有效合同、已续签人员是否有签署证据、提醒是否送达正确责任人、逾期事项是否继续跟踪。若合同文本与台账不一致，应先改正台账，不用错误日期批量发通知。

合同到期本身不等于企业可以无条件终止劳动关系。涉及续签次数、员工特殊状态、终止条件和补偿问题，必须经 HR 或法务结合具体事实审查。原材料中的个别案例只说明到期节点重要，不能直接套用其法律结论。

参考材料

• 《人力资源管理制度》：提供到期前评估、沟通和签署的企业流程示例。
• 《WorkBuddy 在人力资源工作场景下的应用》：提出每周检查一定期限内到期合同的提醒做法。